Gestion des notes de frais



Gestion des notes de frais : améliorer votre gestion

tableau de bord
Tableau de bord...

Statistiques

Scan des justificatifs, automatisation du workflow, calcul automatique des frais kilométriques, écritures comptables automatiques, archivage… ONexpense vous offre ces fonctionnalités indispensables de gestion des notes de frais et vous propose bien plus pour mieux gérer les frais.
En effet, dans sa version « Entreprise », notre solution SaaS de gestion de notes de frais permet en plus l’édition de statistiques concernant les notes de frais.
Grâce à l'outil Business Inteligence Power BI de Microsoft L’édition de statistiques est dès plus simple, vous pouvez effectuer des analyses sur tous les elements des notes de frais. Non seulement cet outil vouys permet de produire des rapport tres rapidement grace à nos export prevu à cet effet, nous avons aussi les fonctions permettant d'ajouter les comptes analytiques.
Notre traitement de comptabilité analytique. Une page simplifiée vous permet d'ajouter dynamiquement tous les comptes analytiques necessaires afin d'alimenter votre outil de comptabilité Veuillez consulter cette page concernant les comptes analytiques. En résumé: Ces fonctions vont permettre de simplifier grandement l’établissement de documents pour le reporting. Ce qui vous permet également de prendre des décisions pour améliorer la gestion des déplacements, la gestion des voyages et la gestion d’entreprise.

Les impacts d’une mauvaise gestion des notes de frais sur les dépenses d’entreprise

GTA, l’association des professionnels des voyages d’affaires, a publié une étude sur les frais liés au traitement des notes de frais en 2015. Les chiffres montrent qu’il est plus efficient de faire des notes avec des logiciels de gestion de notes de frais et des applications mobiles. En effet, le traitement de ces frais réels et frais forfaitaires remboursables par l’entreprise représente des tâches administratives absolument chronophages. À chaque fin de mois, chaque salarié doit y consacrer du temps mais également le service comptable et le manager.
Sans un logiciel de numérisation, faire une note de frais peut prendre jusqu’à 20 minutes.
Le coût de traitement (demandes de remboursement, saisies, validations, remboursements de frais) moyen d’une note de frais serait de 53 €.
19 % des notes de frais envoyé au service comptabilité comportent des erreurs.
Le retraitement des fausses notes demande 18 minutes supplémentaires et 48 € de plus.
47 % des salariés ont l’habitude de gonfler la note de leurs frais.
Frais de déplacement, factures de frais de repas, frais de logement, dépenses liées aux NTIC… Rembourser les frais engagés par les salariés dans l’intérêt de l’entreprise constitue déjà en soi un poste de dépense important. Cependant, ces statistiques nous montrent également que le traitement des notes de frais peut générer des frais et coûts cachés. Ainsi, sans une gestion automatisée des notes de frais, les entreprises n’auront pas un véritable contrôle sur leurs dépenses.

Un regard analytique pour une meilleure gestion des notes de frais

Pour un audit des notes de frais, le DAF doit analyser la répartition des dépenses engagées :
frais de déplacements, frais d’hébergement, frais de restauration…
Il est également pertinent d’étudier le coût moyen, médian et l’évolution des frais engagés par chaque collaborateur. Une comparaison permet de dégager les écarts déraisonnables causés éventuellement par des fraudes dans la refacturation ou des excès.
Des données analytiques à travers divers indicateurs permettent alors un meilleur suivi des notes de frais. Pour cela, le logiciel de gestion de notes de frais est la solution de gestion qui facilite l’accès aux données sur les frais professionnels.
Suite à cette analyse statistique, le chef d’entreprise peut ajuster la politique de gestion des frais avancés par les salariés. Cette politique doit être écrite et portée à la connaissance de tout travailleur et surtout les comptables et les managers.
On retrouve dans ce document toutes les règles et procédures relatives aux notes de frais : demande de remboursement, validations et remboursement des frais.
Par ailleurs, il est d’usage de fixer des plafonds mensuels pour chaque catégorie (frais de repas, frais d’hôtel, indemnités kilométriques) pour chaque salarié.
Vous pouvez même fixer un plafond sur le kilométrage parcouru par un véhicule personnel. Tout dépassement ne sera pas pris en charge par l’entreprise et ne pourra pas être remboursé. De cette manière, vous avez une main mise sur votre trésorerie mensuelle, une bonne pratique de gestion financière.

Améliorer le processus de gestion des notes de frais avec ONexpense

Nous avons vu que la maîtrise des frais professionnels passe par des analyses statistiques des dépenses professionnelles des salariés de l’entreprise. Si la gestion des dépenses est centralisée dans un outil de gestion, vous allez économiser un temps précieux. De plus, grâce aux tableaux de bord, vous pouvez effectuer des analyses pertinentes sur les dépenses de déplacement, frais de transport et autres frais. Au contraire, si vous n’avez pas un système d’information cohérent sur les notes de frais, vous aurez besoin de plus de temps pour le suivi des frais. C’est exactement le cas si la saisie des notes de frais est effectuée sur Excel et la comptabilisation sur un logiciel comptable (lien : https://fr.onexpense.com/exports-et-consultations/) séparé. Ainsi, il est important d’adopter les bonnes solutions de gestion pour assurer un gain de temps.

Grâce à ONexpense, un des meilleurs logiciels de notes de frais (lien : https://fr.onexpense.com/ ) du marché actuellement, il est possible de dématérialiser et automatiser tout le processus. Depuis l’application mobile, le salarié va prendre en photo les pièces justificatives : reçus, factures, ticket de péages, ticket de caisse… Grâce à la reconnaissance optique, l’application extrait le montant de la note, la nature, le lieu et la date. Les champs exigés par l’administration fiscale pour les notes de frais sont ainsi remplis de façon automatisée. Chaque employé en déplacement professionnel peut établir une note de frais au fil de l’eau sans attendre d’être de retour sur son lieu de travail. Ensuite, il effectue un export pour l’envoyer à son manager, chef de service ou chef d’équipe qui va approuver ou non la note. Le comptable contrôle par la suite les pièces-jointes pour attester leur valeur probante sans avoir besoin d’une ressaisie. Autrement dit, la dématérialisation permet de gagner du temps. De plus, ONexpense est compatible avec un logiciel de comptabilité et s’intègre également à un SIRH ou un CRM existant. Et le plus important : OnExpense offre la possibilité de consulter les statistiques générées par les notes saisies en quelques clics.

Pour faciliter la gestion de vos notes de frais et pour une meilleure gestion du temps, adoptez ONexpense. Demandez un devis pour une intégration d’un module de gestion de note de frais (lien : https://fr.onexpense.com/fonctionnalite/) dans l’ERP de votre entreprise.

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