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Prix d'une note de frais : le cout réel d'une note de frais

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LE ROI

L’établissement et la gestion de notes de frais est une tâche chronophage complexe. La gestion des postes de dépenses des salariés, par exemple, est une tâche qui exige l'intervention de nombreux acteurs au sein de l'entreprise et elle implique des coûts non négligeables. Notre logiciel ONexpense vous fera gagner du temps en améliorant la productivité de vos collaborateurs et vous fera également réaliser des économies importantes.
Petit rappel sur ce qu’est une note de frais ! Il s’agit d’un document où est figuré l'ensemble des lignes de dépenses à faire rembourser par l'employeur. Le fait d'établir des notes de frais permet aux salariés d’obtenir le remboursement des frais qu'ils ont engagés personnellement dans le cadre d’une mission professionnelle ou de leur activité professionnelle en général. Dans une note de frais, les principaux frais et leurs règles de remboursement incluent les frais restaurant, les indemnités kilométriques (frais carburant) suivant un barème kilométrique fixé par l’état, les frais de repas, les frais de déplacement professionnel…

Le coût caché des notes de frais

Une gestion chronophage et coût financier élevé.

Le prix d'une note de frais ou le traitement d’une note de frais représente un coût important qui pourra impacter la trésorerie de l'entreprise. Son traitement est aussi très chronophage. En général, le traitement de A à Z d’une seule note de frais est une opération qui peut prendre plusieurs dizaines de jours. Et son coût moyen est estimé à 53 euros.
Des erreurs classiques qui coûtent cher La gestion des notes de frais est souvent source d'erreurs pouvant amener l'entreprise dans des situations difficiles :
• Perte de justificatif, empêchant l'entreprise de justifier les dépenses engagées dans sa comptabilité et de récupérer l'entreprise.
• Justificatif incomplet.
• Dépassement de la limite d'exonération de charges sociales permettant à l'entreprise de ne pas dépasser les plafonds fixés par l'administration fiscale.
• Dépenses non prises en charge par l'entreprise.
Toutes ces situations entraînent des coûts supplémentaires liés à la correction ou la révision de la note de frais. Dans ce genre de cas, le prix d'une note de frais peut vite dépasser 72 000 euros par an pour une entreprise de 20 salariés, ce qui va couter cher à l’entreprise.
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Un processus de remboursement des frais lent pour les salariés

Outre ces erreurs et toujours en rapport aux notes de frais, une mauvaise habitude de la part des employés peut également causer d'autres problèmes supplémentaires. Ce serait près de la moitié des salariés qui se plaignent de la lenteur de l’établissement en général des notes de frais ainsi que du retard presque systématique au niveau processus de remboursement. Faute de patience, la plupart d’entre eux décident même d'abandonner l'idée d'obtenir le remboursement des frais engagés
(frais de transport, frais véhicule personnel, frais transports en commun, frais hébergement, réduction d’impôt, frais liés aux repas…).

Etablissement de notes des frais – une tâche de nature sensible

Du côté de l'entreprise, le service comptable, les équipes managériales et même les dirigeants estiment que la gestion des notes de frais est une tâche de nature sensible pour l’entreprise. Une fausse considération, une petite erreur peut faire grimper le prix d'une note de frais. Si vous voulez améliorer la rentabilité de votre entreprise, vous devez faire attention sur la gestion des notes de frais de vos salariés. Sans oublier le fait que le non-respect des règles peut attirer les foudres de l'URSSAF et mettre en péril la situation financière de l'entreprise.
Pour faciliter et améliorer la gestion de vos notes de frais, notre logiciel ONexpense vous vient en aide. Il s’agit d’une solution zéro papier qui vous fera gagner du temps et vous permettra de faire des économies de frais en faisant baisser le prix d'une note de frais. Notre logiciel vous aide aussi à optimiser le processus de gestion des notes de frais. ONexpense est un outil innovant qui peut également améliorer la productivité de vos employés et la rentabilité de votre activité.


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Gestion des notes de frais – comment réduire le coût ?

La mise en place d'une politique de dépenses dans l'entreprise


Si vous voulez baisser le coût de gestion de vos notes de frais, vous devez commencer par établir une politique adaptée et claire de dépenses dans votre entreprise. Afin de réduire efficacement le prix d'une note de frais, les éléments qui figurent dans ce document doivent être à la fois clairs, concis et cohérents à l'activité de l'entreprise. Qu'il s'agit de dépenses liées aux déplacements, note de frais de restauration ou note de frais d'hébergement, l'adoption d'une politique de dépenses claire et précise facilite le processus de remboursement des frais professionnels de vos collaborateurs.
Pour se faire rembourser les frais efficacement et rapidement, vous devez mentionner dans le document votre nom et prénom, le nom et prénom du salarié concerné, la date de dépense et la date de la demande de remboursement des frais, le type de dépense, le moyen de paiement utilisé ainsi que le montant de la dépense en HT, TTC et TVA. Tout ceci permet aussi de diminuer les coûts et prévenir les risques de redressement lors d'un contrôle par l'URSSAF.

ONexpense pour une gestion optimale des notes de frais


Afin d'optimiser le traitement des notes de frais et diminuer le prix d'une note de frais, nous vous invitons à tester notre logiciel ONexpense. Cette solution logicielle et donc dématérialisée de notes de frais effectue à votre place le calcul automatique des trajets, des kilomètres parcourus et des montants à rembourser. Elle dématérialise vos justificatifs et vous permet d'éviter les erreurs courantes et ainsi travailler efficacement et réaliser des économies.
Avec notre logiciel de gestion des notes de frais, vous pouvez fixer des plafonds de dépenses mensuelles ou par projet, selon les besoins de votre entreprise. Grâce à la fonctionnalité Workflows de ONexpense, vous recevrez des alertes régulières afin de suivre l'évolution de vos dépenses et de savoir à quel moment le plafond fixé est dépassé et par quel employé.
Compatibles sur les appareils android, PC et appareil iOS, notre logiciel vous alerte aussi en cas de double enregistrement. Simple d'utilisation et efficace, l'outil que nous mettons à votre disposition vous aide aussi à prévenir les dépenses excessives, à respecter le barème fiscal par l'administration fiscale et à récupérer la TVA. Onexpense vous permet également de réduire les délais de traitement des notes de frais, suivre l'historique des validations, accélérer le remboursement des dépenses engagées et limiter les abus et les erreurs.

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