Archivage Probant et Conformité Légale avec ONexpense
Transformez votre gestion des justificatifs de frais professionnels avec ONexpense, la solution idéale pour un archivage numérique sécurisé et conforme aux réglementations françaises et européennes. Grâce à notre partenariat avec Universign, vos documents bénéficient de la certification eIDAS pour garantir leur valeur probante. Chaque justificatif est conservé sous format électronique dans un coffre numérique sécurisé, répondant aux exigences légales et fiscales.
En complément, nous collaborons avec Novarchive, un tiers de confiance reconnu pour l’archivage des données. Ce partenariat assure une conformité totale avec les lois françaises sur la conservation numérique et une sécurité renforcée pour vos documents.
Avec notre offre ONsvp, profitez d’un outil avancé pour scanner, archiver et gérer vos notes de frais avec efficacité. Simplifiez votre gestion documentaire tout en assurant la conformité légale de vos processus.
Les Limites de l’Archivage Papier
L’archivage papier impose des contraintes importantes aux entreprises :
- Espace de stockage : Nécessité d’aménager des locaux adaptés.
- Risques d’endommagement : Les documents papier peuvent se détériorer avec le temps.
- Gestion complexe : Mettre en place un système d’archivage manuel efficace demande beaucoup de ressources.
En revanche, l’archivage numérique offre une alternative moderne et efficace. Grâce à ONexpense, vous numérisez vos justificatifs tout en respectant les normes légales et en garantissant leur intégrité sur le long terme.
Archivage Numérique à Valeur Probante
Depuis l’arrêté du 23 mai 2019, les entreprises peuvent choisir l’archivage numérique pour justifier leurs frais professionnels. Pour être légalement valide, ce processus doit respecter les critères suivants :
- Reproduction fidèle : Les copies numériques doivent être identiques aux originaux papier, sans perte d’information ni compression.
- Format sécurisé : Les documents doivent être conservés en PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) pour une pérennité garantie.
- Certification électronique : Les justificatifs numérisés doivent inclure des empreintes numériques ou des signatures électroniques conformes au référentiel général de sécurité (RGS).
- Horodatage obligatoire : Chaque document doit être horodaté pour assurer sa traçabilité dans le temps.
- Processus documenté : L’organisation des archives doit être clairement définie pour garantir l’intégrité, la lisibilité et la disponibilité des fichiers numériques pendant toute la durée légale de conservation.
La Solution ONexpense pour l’Archivage Probant
ONexpense, notre logiciel de gestion des notes de frais, inclut une fonctionnalité d’archivage à valeur probante, intégrée à l’offre Entreprise.
- Durée d’archivage : Stockez vos documents jusqu’à 6 ans en toute sécurité.
- Partenariat Universign : Vos justificatifs bénéficient d’un cachet électronique certifié pour garantir leur valeur légale.
- Partenariat Novarchive : Assurez une conformité totale avec les lois françaises et bénéficiez d’une sécurité maximale pour vos archives numériques.
- Cloud sécurisé : Vos données sont protégées par un cryptage avancé, des mots de passe robustes et des protocoles de sécurité conformes aux normes eIDAS.
Avec ONsvp, notre solution d’archivage premium, accédez à un espace de stockage extensible et entièrement intégré pour répondre aux besoins des entreprises de toutes tailles.
Des Fonctionnalités Avancées pour vos Besoins Professionnels
Exportez Vos Notes de Frais Facilement
Adaptez vos rapports à vos besoins : mission, date ou type de dépense. L’application ONexpense facilite la création et l’export de rapports sous différents formats : CSV, Excel ou PDF, selon vos exigences.
Ces outils offrent une flexibilité maximale pour répondre aux demandes spécifiques de votre direction ou de vos partenaires comptables.
Une Gestion Hiérarchique Simplifiée
ONexpense permet de structurer les relations hiérarchiques de votre entreprise. Chaque employé peut soumettre ses rapports de frais à un manager pour validation. Les employés sont informés en temps réel du statut de leurs notes via des notifications, simplifiant ainsi les corrections éventuelles.
Ce workflow intégré répond parfaitement aux besoins des petites et moyennes entreprises, sans nécessiter de modules externes.
Une Intégration Totale avec vos Outils Existants
Complétez votre écosystème logiciel avec ONexpense. Nos web services permettent une intégration complète avec vos outils existants, comme Office 365, SharePoint ou tout autre logiciel comptable. Automatisez l’extraction et le traitement des données pour un gain de temps inégalé.
