Archivage et stockage
Optez pour des solutions d’archivage sous forme électronique correspondant à vos flux documentaires en termes de frais professionnels. Chez Onexpense, nous proposons un véritable coffre numérique permettant un archivage à valeur probante de vos documents électroniques. Chaque justificatif note de frais est conservé en toute sécurité sous format électronique.
Découvrez notre solution logicielle ONexpense pour scanner et gérer vos notes de frais ainsi que notre support dématérialisé d’archivage ONsvp.
Les problèmes des documents-papier pour l’archivage à valeur probante
L’archivage des documents relève tout d’abord d’obligations légales. Les pièces justificatives doivent être conservées pour prouver la conformité des dépenses professionnelles aux règlementations de l’URSSAF. L’archivage des factures, l’archivage des reçus et tickets relatifs aux frais professionnels permettent de justifier l’exonération aux cotisations sociales. La force probante des justificatifs de notes de frais s’étend également au niveau fiscal. Conserver les originaux de ces types de documents permet de démontrer l’éligibilité des dépenses à une déduction de TVA. Par ailleurs, la conservation à long terme de l’ensemble des documents justificatifs des frais professionnels est utile pour l’organisation interne. Avoir accès aux documents sur plusieurs années permet d’effectuer un suivi des notes de frais par service ou par salarié. Grâce à l’analyse de ces documents et données, vous pouvez détecter les éventuelles erreurs et fraudes.
Cependant, la conservation des documents sous format papier représente une énorme contrainte pour les entreprises. En effet, non seulement l’archivage physique engage un espace de stockage important mais il nécessite aussi la mise en place de systèmes d’archivage efficace. En addition, l’intégrité du document support-papier peut être mise à l’épreuve sur de longues années.
La possibilité d’archivage à valeur probante sous format dématérialisé
• Une reproduction à l’identique : La copie électronique doit être conforme au document papier original en image et en contenu. Il est interdit de retoucher ou de modifier les couleurs ou des éléments de l’image lors de la transformation numérique. La compression des fichiers numériques ne doit en aucun cas entrainer la perte d’information.
• Un processus d’archivage clair : doit être défini selon une organisation documentée. Les procédures mises en place doivent garantir l’intégrité, la lisibilité et la disponibilité des fichiers numériques pendant la durée de conservation légale.
• Un format unique : La conservation numérique doit se faire sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) pour assurer un archivage pérenne.
• Un système d’authentification : Les justificatifs numérisés doivent comporter des certificats respectant au moins le référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile. Ils peuvent prendre la forme d’une empreinte numérique, d’une signature électronique ou d’autres dispositifs sécurisés.
• Un système d’horodatage : Chaque document dématérialisé doit être horodaté dans un but de traçabilité.
Notre solution de dématérialisation pour un archivage à valeur probant
ONexpense, notre logiciel de gestion de note de frais dispose d’une fonctionnalité d’archivage numérique. La conservation des archives avec l’offre Entreprise, la durée d’archivage s’étend sur 6 ans. Stockez vos documents de manière efficiente et sécurisée dans notre serveur cloud protégé par cryptage, mots de passe et autres solutions sécurisées. Grâce à notre partenaire Universign, les documents seront cachetés pour assurer leur valeur légale. L'archivage chez NOvarchive rends l'archivage probant 100% conforme avec les textes en vigeurs. Nous proposons également une solution d’archivage avec option d’archivage à valeur probante à travers ONsvp. Il s’agit d’un logiciel d’archivage intégré dans l’offre Entreprise. Bénéficiez de toutes les fonctionnalités du logiciel de gestion des notes de frais avec un espace d’archivage à grande capacité de stockage
DES FONCTIONNALITÉS AVANCÉES
Exportez vos notes de frais
Quelles que soient les modalités imposées au sein de votre entreprise, l’application note de frais ONexpense s’adapte à toutes les demandes. Que vous souhaitiez grouper vos notes de frais par mission, par date ou encore par type de dépense, il est très intuitif de créer des rapports grâce à l’application web note de frais.
Il est ensuite possible d’exporter les rapports sous les formats de fichier les plus populaires, du plus brute (CSV) à la mise en forme exemplaire (PDF) en passant par la feuille de tableur (Excel). De quoi contenter toute direction en fonction de leurs demandes !
Gérez l’ensemble des employés de votre entreprise
ONexpense peut également aller plus loin puisqu’il s’agit d’une application d’entreprise de note de frais où il est possible de gérer la hiérarchie de votre entreprise. Chaque employé peut être sous le giron d’un manager qui peut alors voir l’ensemble des rapports envoyés en validation par ses subalternes pour les valider ou les refuser. L’employé reçoit alors une notification l’informant du statut de son rapport, avec un commentaire en cas de refus et peut donc très rapidement corriger ses erreurs.
En somme un processus simple et complet de workflow autour de la note de frais est directement intégré dans l’application note de frais pour vous permettre de gérer votre petite à moyenne entreprise sans module externe ni développement spécifique.
Intégrez ONexpense dans votre existant
Vous possédez déjà un solide ensemble de logiciels pour gérer la comptabilité de votre entreprise mais il vous manque l’automatisation de l’extraction des données ? Les web services de l’application web notes de frais sont justement prévus pour ces cas. Ils vous permettent de piloter 100% des fonctionnalités présentes sur l’application notes de frais de façon totalement autonome, en vous affranchissant de l’interface web ou mobile.
Il est alors très simple d’imaginer par exemple une application sharepoint de note de frais si votre entreprise bénéficie d’une offre Office365 ou d’un serveur Sharepoint dédié.
