LES notes de frais, Comment ça marche



Comment ça marche

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Le calcul frais réel est une tâche qui s’impose aussi bien à l’entreprise qu’aux employés. En effet, dans le cadre de son activité professionnelle, chaque salarié doit connaître ses frais engagés. Grâce à la note de frais qu’il a établie, il va pouvoir demander le remboursement de ses frais à l’entreprise. Cette dernière va aussi devoir refaire le même calcul pour connaitre le montant exact. Mais pour l’entreprise, la tâche va être très chronophage, car elle aura à calculer les notes de frais de ses nombreux employés. Dans ce genre de situation, l’utilisation de logiciel de gestion des notes de frais comme Onexpense s’avère utile.

Calcul frais réel kilométriques – comment ça marche ?

Les indemnités kilométriques correspondent aux frais liés aux déplacements professionnels. Elles comprennent les frais de carburant, les frais de stationnement, les frais de péage, les frais d’entretien et l’assurance. Dans le cas où le salarié utilise le transport en commun, on parle de frais de transport. Ces informations doivent être indiquées sur la note de frais si le remboursement de frais se fait aux frais réels. Par contre, si l’entreprise choisit de rembourser les frais de déplacement de manière forfaitaire, le barème fiscal doit être utilisé. Cette option est pratique si l’employé utilise son véhicule personnel (voiture personnelle, scooter, vélomoteur, motos, cyclomoteurs) pour se rendre à son lieu de travail. Le forfait kilométrique est ainsi calculé sur la base de la distance parcourue sur le trajet domicile travail en aller-retour. On prend également compte de la puissance fiscale du véhicule exprimée en nombre de chevaux.
Pour le cas d’un véhicule de 4 chevaux qui sur une année a parcouru 21 000 kilomètres par exemple, la formule de calcul est la suivante : (21 000 x 0,352) = 7 392 euros. Les 21 000 correspondent à la distance en km que vous avez parcourue en une année. Quant à la valeur « 0,352 », c’est le coefficient fixé lorsque vous parcourez plus de 20 000 km en une année et aussi que vous utilisez un véhicule 4 CV. Pour comprendre plus en détail le choix de toutes ces valeurs, vous devez vous référer au barème kilométrique.

Calcul autres frais réel professionnels – comment ça marche ?




En plus des dépenses de déplacement, l’employé peut également demander le remboursement des frais engagés à des fins professionnelles. C’est le cas des frais de repas et des frais d’hébergement. Pour le frais de restaurant, il s’agit de repas pris dans le cadre de l’exercice de la profession. Il est différent des indemnités de repas. Chaque employé a seulement une quote-part d’un repas d’affaire par semaine, au-delà, les frais de nourriture sont traités comme avantage en nature. Quant aux frais d’hébergement, ils peuvent être remboursés si l’éloignement du trajet domicile empêche l’employé de regagner son domicile. C’est également valable en cas de faible dessert des transports en commun sur les trajets. Dans tous les cas, les dépenses engagées doivent être prouvées par des pièces justificatives. Sous certaines conditions, une attestation de l’honneur de l’employé pourrait être recevable à la place des justificatifs perdus pour se faire rembourser.
frais kilometrique

Calcul frais de repas :

le montant de remoursement correspond aux types de dépenses.
. Invitation avec client identifié
. Invitation collègues
. Dejeuner lors d'une mission
. Diner sur mission
Toutes les formes de remboursements sont envisageables , Un exemple simple: le montant déductible correspond à la différence entre les dépenses réellement supportées et la valeur du repas pris à domicile. Cette dernière est fixée à 4,95 € en 2021. Supposons que vous passez 220 jours dans votre lieu de travail pendant une année, les frais réels de repas est de 4.95*220 = 1 089 euros

Onexpense Note de frais pour simplifier le calcul frais réel

Implémenter un logiciel de gestion de notes de frais permet de gérer les frais professionnels de manière optimale. Equipé d’un scan intelligent, le logiciel prend en photo les documents de justifications et extrait les informations indispensables pour calculer les frais. Il détecte la date de la dépense professionnelle, le montant des frais, la TVA… L’application calcule automatiquement l’indemnité kilométrique sur la base du barème kilométrique pour l’année en cours. Autrement dit, nous prenons soin de mettre à jour les données selon le nouveau barème applicable des frais kilométriques pour l’impôt sur le revenu. De même pour les barèmes liés aux autres types de dépenses (frais de repas, frais d’habillage, frais de déménagement et de mobilité…). Ainsi, Vous n’avez pas besoin de faire le calcul des frais par nature sur un tableur. Autres avantages d’Onexpense, ce logiciel note de frais classe automatiquement les dépenses de frais par catégorie et il facilite aussi l’établissement de notes de frais relatives aux dépenses couvertes par les remboursements.
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