Quels frais sont remboursables ?
Les frais professionnels tels que le transport, la restauration, l’hébergement ou même certains frais spécifiques comme ceux de fleuriste peuvent être remboursés, sous réserve qu’ils soient engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Avec un logiciel de gestion des frais de déplacement, le processus est simplifié.
Selon la loi française, un employé peut se faire rembourser tous les frais liés à son activité professionnelle, comme le précise l’arrêt de la cour de Cassation du 9 janvier 2001. Toutefois, le remboursement des kilomètres domicile-travail est optionnel et soumis à certaines conditions (Article L. 3261-3).
Frais kilométriques : quelles limites ?
Bien qu’il n’y ait pas de limite fixée pour le remboursement des frais kilométriques, les employeurs peuvent encadrer ces dépenses en définissant des plafonds par type de frais dans le logiciel de gestion des frais. Ces limites peuvent être précisées dans le contrat de travail ou dans des accords d’entreprise.
En alternative, certains employeurs proposent des montants forfaitaires mensuels intégrés directement dans un logiciel de frais de déplacement, facilitant ainsi le suivi et la gestion des remboursements.
Inégalités dans les remboursements entre entreprises
Les politiques de remboursement varient selon les entreprises. Certaines remboursent les frais kilométriques sur la base des kilomètres réels effectués, tandis que d’autres optent pour un forfait mensuel. Ces choix stratégiques peuvent être gérés efficacement avec un logiciel frais de déplacement, qui permet de personnaliser les règles de remboursement.
De plus, les entreprises peuvent moduler les montants remboursés en fonction du type d’événement ou de l’importance des frais engagés. Par exemple, un déjeuner d’affaires avec un client stratégique pourrait être remboursé plus généreusement qu’un repas entre collègues. La gestion de ces différences est optimisée grâce à un logiciel de gestion des frais.
Se faire rembourser ses frais : les bonnes pratiques
Pour maximiser le remboursement de vos frais professionnels, discutez avec votre employeur des procédures en place, y compris l’utilisation d’un logiciel de gestion des frais de déplacement. Les salariés itinérants, comme les commerciaux ou les formateurs, devraient également se renseigner sur les outils à leur disposition.
ONexpense, un logiciel innovant, facilite la gestion des kilométriques, l’archivage des justificatifs et le suivi des remboursements. Il permet de scanner les tickets, d’automatiser les calculs et d’éliminer les erreurs manuelles.
Quel coût pour l’entreprise ?
Les notes de frais représentent souvent le deuxième poste de dépenses des entreprises, après les salaires. Avec un logiciel frais de déplacement, les entreprises peuvent réduire leurs coûts en optimisant les processus de traitement et en évitant les erreurs.
Un bon logiciel intègre des fonctionnalités comme l’archivage à valeur probante, indispensable pour se conformer aux exigences légales, ainsi que la récupération de la TVA sur les carburants. Ces outils modernisent les opérations et apportent un avantage concurrentiel à l’entreprise.
