GESTION DES NOTES DE FRAIS


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I – QU’EST-CE QUE LA NOTE DE FRAIS

La gestion des frais, également appelées frais professionnels constituent l’ensemble des frais investis par le salarié ou le chef de société durant sa mission. Ces dernières peuvent avoir différentes natures (hôtel, restaurant, déplacement, …).

Un constat apparait dans toutes les sociétés en expansion, comment faire une gestion des frais efficace ?


II – COMMENT FAIRE LA GESTION DES NOTES DE FRAIS ?

La gestion des frais n’est pas une mince affaire. En effet, les notes de frais échappant aux cotisations sociales, les contrôles sont nombreux et rigoureux; ce qui en fait le deuxième budget contrôlable après les salaires.

La première difficulté se rencontre lors de la vérification d’un éventuel abus d’un salarié afin qu’il ne fasse pas passer des achats personnels sur le compte de votre entreprise. De plus des contraintes sont rajoutées en fonction de la nature de la note. Votre gestion des frais n’en devient que plus longue :
  • Déjeuner d’affaire, vous devez garder votre note de restaurant et inscrire le nom et la qualité des invités présents. Attention ne pas oublier dans ONexpense de resneigner le champs invités la gestion des frais sera plus précise.
  • Hébergement d’un salarié, justifié par la facture et sans excès dans les services annexes tel que les frais téléphonique, le service de chambre,gestion des frais dans ce contexte est légèrement différente due aux des Hotels, taxes de séjour et tva.
  • À noter que l’hébergement est sous condition que le salarié se situe soit à plus de 50km de son domicile (seuil minimal retenu par l’administration) soit que les conditions de transport en commun ne lui permettent pas de rentrer en moins de 1h30 , ces règles sont données a titre indicatif mais resprésente un contast réél de la gestion des frais.
  • Frais kilométrique, justifié par les factures de carburant ou visite client ou hotel ou tout autres moyen de gestion des frais. Le barème varie en fonction de la puissance fiscale du véhicule du salarié. Attention les déplacements domicile-travail ne sont pas inclus en tant que notes de frais sauf si l'employeur decide de les comptabiliser dans la gestion des frais Assurez-vous de vous procurer une photocopie de la carte grise du véhicule.

Dans votre gestion des frais n’oubliez pas de garder toutes vos reçus qui constituent l’unique preuve en votre possession , sauf si vous prennez l'option d'archivage à valeur probante de la gestion des frais en option dans notre logiciel.

Vous l’aurez compris, la gestion des frais s’avère rapidement rébarbative et longue. L’objectif que tout le monde cherche donc à atteindre est d’optimiser sa gestion des frais.


III – OPTIMISER SA GESTION DES NOTES DE FRAIS

Aujourd’hui, ONexpense vous propose de faire gestion des frais automatique avec ONexpense. Dans un monde où le temps devient plus que précieux, il est vital d’économiser la moindre minute.

La gestion des frais varie facilement de quelques heures à plusieurs jours en fonction de la taille de votre société ainsi que du nombre d’employés. Transformez dès aujourd’hui cette corvée en habitude journalière de deux minutes et simplifiez-vous la vie de la gestion des frais.


Gérez l’ensemble des employés de votre entreprise

Avec l’application ONexpense de gestion des frais, réaliser ses notes de frais n’a jamais été aussi simple. Chaque élément a été soigneusement pensé pour vous assurer un confort dans son utilisation, jusqu’à la prise de photo.

Ouvrez et ajoutez une note en utilisant l’appareil photo depuis l’application ONexpense vous garantit un résultat optimal en vous donnant les resultats si une erreur apparait veuillez la corriger.


Dites adieu aux oublis

Avec ONexpense, la gestion des frais devient tellement rapide, plus besoin de garder votre justificatif et de le perdre. En deux minutes, envoyez votre ticket sur nos serveurs pour un traitement entièrement automatisé. Et si vous n’avez pas le temps vous pouvez toujours faire ça en arrivant au bureau grâce à la plateforme web de gestion des frais.


Plus un doute, plus d’erreurs

Grâce à la plateforme web, vous pouvez à tout moment vérifier une note de frais de l’un de vos salariés. Repérez rapidement un abus en filtrant par date d’envoi, date de facturation ou encore par salarié. Gardez le contrôle de votre gestion des frais.


Plus besoin de conserver vos milles et une notes !

Depuis l’article 289bis du CGI, le support électronique constitue une preuve au même titre qu’une version papier. Plus besoin de vous perdre sous les classeurs de notes, ONexpense votre logiciel de gestion des frais met à votre disposition une solution d’hébergement de la totalité de vos notes. En revanche veuillez conserver les document papier originaux. Sauf si vous prennez l'option Archivage à valeur probante permettant de detruire vos reçus.

Plus l’entreprise est volumineuse (nombre de salariés important), plus il devient difficile de vérifier et de faire votre gestion des frais. Avec ONexpense, une simple photo avec l’application dédiée sera suffisante. Connectez-vous plus tard sur la plateforme web et retrouvez au même endroit l’intégralité de vos notes !

Besoin d’un rapport lors d’un contrôle ? Téléchargez simplement votre rapport de la période désirée sur la plateforme web et grâce au système de gestion des frais ouvrez votre archive contenant toutes les photos des facturettes, exportez ces documents aux formats XLS, CSV, PDF


Gardez un œil sur votre compte

Avec une interface intelligente, allez droit au but et obtenez d’un simple coup d’œil le résumé de votre gestion des frais avec le total du remboursement que vous percevrez. Le tout en temps réel. Depuis l’application, tirez la liste de haut en bas pour récupérer les dernières informations venant du serveur et retrouvez toutes les informations qui vous intéressent.


Multi-TVA

Lassé de perdre du temps à chercher toutes les informations sur votre ticket durant votre gestion des frais ? Avec ONexpense c’est l’intégralité de votre ticket qui est analysé jusqu’à la gestion de la multi TVA ! Et ce, pour n’importe quel ticket.

Essai gratuit de toutes les fonctionnalités

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