Un petit rappel sur l’export données comptables dans la tenue de comptabilité

Importer et exporter des données sont des actions nécessaires pour tenir sa comptabilité en toute efficience et dans les normes comptables. À titre de rappel, l’export données comptables consiste à extraire des écritures, des journaux, un grand-livre ou des états comptables du logiciel de compta sous des formats exploitables. On peut notamment exporter les écritures des comptes bancaires sous format Excel afin d’effectuer le rapprochement bancaire avec les relevés bancaires.

On peut également réaliser un export des données sur un tableur à des fins de sauvegardes ou analytiques. Le format CSV, compatible avec une application mobile ou des services en ligne, permet notamment d’effectuer une télédéclaration. Le format XML est exigé dans le cadre d’un Echange de Données Informatisé (EDI) notamment pour les bons de commande, devis et factures. Quant au format PDF, il est plus approprié pour l’impression des documents comptables et des états financiers.

Selon le logiciel, l’automatisation de l’exportation depuis divers logiciels de gestion vers le logiciel ciel, logiciel sage ou autres logiciels compta est possible. Cela permet un gain de temps considérable puisqu’il n’est pas nécessaire d’effectuer la saisie des écritures à chaque fois.

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Pourquoi réaliser l’export données comptables relatives aux notes de frais ?

Les meilleurs logiciels de notes de frais comme ONexpense offrent la possibilité de prendre en photo les reçus et autres justificatifs. Ce sont de véritables outils comptables générant automatiquement des notes de frais sans avoir besoin de saisies. Simple d’utilisation, le logiciel permet ensuite au salarié d’exporter les notes de frais sur Microsoft Excel, sur un fichier CSV ou sur PDF. Chaque utilisateur y dispose son propre espace de travail et interface sur cet outil collaboratif. Ainsi, l’export effectué par le salarié est envoyé en temps réel à son manager ou à l’administration comptable et financière. Les personnes concernées reçoivent des alertes ou notifications par email instantanément. Cette synchronisation permet de gagner du temps au niveau de la validation et le remboursement des notes de frais. La comptabilisation est également simplifiée et sans opération manuelle.

Le remboursement des notes de frais constitue un décaissement donc impacte la trésorerie de l’entreprise. Avoir un tableau de bord sur les notes de frais constitue une véritable aide à la décision pour un manager ou un chef d’entreprise. En effet, cela permet d’analyser l’évolution des dépenses ( link ) dans son ensemble et pour chaque salarié afin de prendre les bonnes décisions.

L’export données comptables avec ONexpense, logiciel de gestion des notes de frais

Avec notre solution de gestion de notes de frais ONexpense, il est possible d’exporter les données sous divers formats. Selon les besoins du service comptable ou du manager, vous pouvez exporter vers un fichier Excel, CSV, PDF ou ZIP.

Par ailleurs, il n’est pas nécessaire d’effectuer une saisie comptable manuellement. ONexpense est compatible avec divers logiciels de comptabilité, logiciels de gestion commerciale, logiciel de facturation ou encore logiciel de paie. Les données sont déversées automatiquement vers le logiciel et se transforment automatiquement en écritures comptables. En ce qui concerne les pièces justificatives comme les factures, les reçus ou les tickets de caisse, vous n’avez pas besoin de les collecter. En bon logiciel de note de frais, ONexpense permet de les prendre en photo. Disposant d’une valeur probante, ces photos constituent de véritables pièces comptables dématérialisées.

ONexpense permet des exports standardisés dans sa version pour les professions libérales ou sa version TPE et PME. En revanche, la version « Entreprise », offre des fonctionnalités de paramétrage de l’exportation ainsi que des fonctionnalités de consultation des archives en option. Pour les grandes entreprises et les moyennes entreprises, les exports sont paramétrables à souhait en demandant un devis personnalisé. Vous pouvez par exemple automatiser l’exportation des données de manière régulière vers votre logiciel comptable ou encore paramétrer selon le nombre d’utilisateurs.
Notez que nous proposons un essai gratuit pour vous permettre de découvrir les fonctionnalités de notre solution logicielle ONexpense.

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