Organisation des frais professionnels avec ONexpense
La gestion des frais professionnels et de leurs pièces justificatives peut rapidement devenir complexe en raison de divers facteurs comme la nature des frais engagés, le calcul des cotisations, les limites d’exonération, les déductions fiscales, et bien plus encore. Ces défis obligent les entreprises à adopter un processus optimisé pour gérer efficacement les dépenses avancées par leurs employés dans le cadre de leur travail. ONexpense est la solution idéale pour simplifier et organiser le traitement des frais professionnels pour tous types d’organisations.
Pourquoi une bonne gestion des frais est essentielle ?
Une gestion efficace des frais professionnels est indispensable, surtout lorsque le nombre d’employés augmente, ce qui entraîne une hausse significative des dépenses professionnelles. Cela peut devenir une tâche chronophage, à la fois pour les salariés et pour les comptables.
Un processus clair permet de prévenir les fraudes, d’accélérer les remboursements et de garantir une conformité fiscale optimale. Voici les principaux types de frais concernés : - Frais de déplacement : incluant les trajets en voiture, en train ou en avion.
- Frais de repas : pour les repas pris dans un contexte professionnel.
- Frais d’hébergement : pour les séjours professionnels temporaires.
- Frais de mission : relatifs aux activités spécifiques liées à l’emploi.
Mise en place d’un processus optimisé
Un processus bien structuré pour la gestion des notes de frais comprend les étapes suivantes :- Le salarié établit une note de frais via une application dédiée.
- Le manager valide les dépenses après vérification.
- Le comptable traite la note et effectue le remboursement.
Les modes d’indemnisation
Deux options principales s’offrent aux employeurs :- Indemnités forfaitaires : basées sur des barèmes URSSAF et kilométriques prédéfinis.
- Remboursement aux frais réels : nécessitant la présentation de justificatifs.
Pour les déplacements professionnels, les indemnités kilométriques ne s’appliquent que si le véhicule personnel de l’employé est utilisé à des fins professionnelles.
ONexpense offre une flexibilité totale pour gérer ces deux modes d’indemnisation, tout en garantissant une conformité fiscale et sociale.
Optimisez vos frais professionnels avec ONexpense
Grâce à ONexpense, chaque employé peut gérer ses frais professionnels en quelques clics depuis son smartphone. Capturez les justificatifs, suivez les dépenses et envoyez directement les notes de frais, même en déplacement.
- Reconnaissance intelligente des justificatifs.
- Calcul automatique des indemnités kilométriques.
- Archivage sécurisé des justificatifs avec une valeur probante.
ONexpense garantit une gestion rapide et conforme pour tous les types de frais.
