Comment gérer ses notes de frais (frais réels, frais forfaitaires) en freelance/indépendant ?

Si vous êtes freelance sachez que les dépenses engagées dans l’exercice de votre activité professionnelle peuvent faire l’objet de remboursements. Elles sont considérées comme des frais professionnels , mais seulement sous les trois conditions suivantes :
• Elles sont vraiment engagées dans le cadre de l’exercice de la profession ;
• Elles sont appuyées par des justificatifs ;
• Le montant total n’est pas excessif ni disproportionné par rapport aux chiffres d’affaires.
Les frais engagés peuvent être déduits du résultat imposable de votre entreprise selon leur nature. Ils sont également exonérés de cotisations sociales. Les notes de frais concernent :
• Les frais de repas ou de restauration : Pour calculer les frais déductibles, il faut tenir compte de l’évaluation forfaitaire et du plafond imposé par le fisc.
• Les frais de déplacement : Il s’agit des frais de déplacements professionnels ou voyages d’affaires ainsi que les frais liés au trajet domicile travail. Pour les notes de frais kilométriques, il faut justifier le déplacement et indiquer le nombre de kilomètres parcourus, le lieu et la puissance fiscale du véhicule utilisé.
• Les frais d’hébergement : Ils peuvent être remboursés si le trajet domicile dure plus de 90 minutes ou la distance est plus de 50 Km.
• Les frais de fourniture : Ils sont admis en déduction si inférieurs à 500 € HT.
• Les frais de formation : Si la formation est suivie à des fins professionnelles, le coût peut être considéré comme une dépense professionnelle.

Comment gérer les remboursements des frais aux frais réels dans une entreprise ?

Généralement dans une entreprise, chaque salarié doit établir une note de frais mensuelle résumant les frais à caractère professionnel qu’il a avancé. Pour l’employé, cela lui permet de demander le remboursement de ses frais professionnels. Pour l’entreprise, cela permet de déduire les frais du revenu imposable. Ensuite, l’entreprise peut choisir entre un remboursement des frais réellement engagés ou un remboursement d’un montant forfaitaire.
La validité d’une note de frais dépend de certaines conditions :
• Existence d’un document de justification : reçu, facture, ticket de péages…
• Correspondance à des dépenses liées à l’exercice de l’activité de l’entreprise
• Raisonnabilité du montant des frais
Il existe plusieurs catégories de dépenses professionnelles remboursables :
• Frais de déplacements : frais liés à l’utilisation du véhicule personnel (voiture ou deux-roues), frais de péage, frais de transport en commun
• Frais de restauration : frais de déjeuners ou diners professionnels, frais de nourriture pris en dehors de la cantine ou de la restauration collective
• Frais de logement : frais locatif en raison de l’éloignement du domicile ou frais d’hébergement en mission
La déduction des frais professionnels est strictement régie par la loi. Ainsi, il est essentiel de bien conserver les pièces justificatives et suivre les normes pour déclarer les frais.

Entreprise : gérer vos notes de frais réels avec ONexpense

OnExpense version Entreprise s’adresse principalement aux TPE et PME pour les aider à mieux gérer les frais professionnels déductibles. Ce logiciel de gestion de notes de frais facilite grandement la tâche des salariés dans la gestion de leurs frais professionnels.
Pour le calcul de vos notes de frais avec ONexpense, vous devez commencer par prendre en photo les documents de justifications. Une fois les photos intégrées au logiciel, les champs se remplissent automatiquement, vous évitant de faire des saisies de données longues. Ensuite, les frais sont calculées automatiquement. Le frais kilométrique, par exemple, sera calculé automatiquement sur la base d’un barème kilométrique. De même pour les autres types de frais, ils seront traités automatiquement suivant les règles en vigueur.
Autre point à noter au sujet d’ONexpense. Ce n’est pas un logiciel comptable. Néanmoins, il peut également aider le comptable dans le calcul de l’impôt et la déclaration d’impôt en facilitant la déduction des frais réels. Quant aux managers, ils peuvent effectuer un suivi des débours pour mieux repérer les frais non justifiés grâce à ce logiciel. Pour les dirigeants, il s’agit d’un outil de gestion pour mieux contrôler les dépenses liées aux déplacements, les frais de mission et autres frais réels. Pensez aux logiciel d'expert comptable qui peuvent vous aider a mieux analyser vos dépenses.