Solution de gestion des notes de frais pour expert comptable
En matière de comptabilité et gestion, l’expert comptable mise énormément sur la tenue comptable informatisée pour gagner du temps. Si tel n’a pas toujours été le cas, il faut reconnaitre que cet acteur des professions libérales doit vivre s’adapter aux mutations incessantes des métiers de la comptabilité.
, grandes entreprises, etc., l’expert-comptable est garant de la conformité de la comptabilité de ces entités. En raison de l’importance et de la complexité de la gestion des notes de frais, l’expertise-comptable s’appuie sur un outil de gestion et de compta.
Comment fonctionne une note de frais (NDF) ?
Le traitement comptable de la NDF représente un casse-tête que l’expert comptable doit maitriser. Pour bien la comptabiliser, il faut comprendre à quoi renvoie la notion de notes de frais. Dans d’innombrables situations, les salariés effectuent des dépenses professionnelles dans l’intérêt de leurs entreprises. Faisant partie des pièces comptables, la note de frais détaille les frais éligibles au remboursement.
Ces frais professionnels sont de plusieurs types : frais kilométriques, frais de déplacement, frais de repas, frais d'hébergement, etc.
Ces frais professionnels sont de plusieurs types : frais kilométriques, frais de déplacement, frais de repas, frais d'hébergement, etc.
Conditions de validité d’une note de frais pour l’expert comptable
En matière de comptabilité et gestion, l’expert comptable mise énormément sur la tenue comptable informatisée pour gagner du temps. Si tel n’a pas toujours été le cas, il faut reconnaitre que cet acteur des professions libérales doit vivre s’adapter aux mutations incessantes des métiers de la comptabilité.
Au service des Tpe et pme (https://fr.onexpense.com/offres-pro-pme) , grandes entreprises, etc., l’expert-comptable est garant de la conformité de la comptabilité de ces entités. En raison de l’importance et de la complexité de la gestion des notes de frais, l’expertise-comptable s’appuie sur un outil de gestion et de compta.
Comment fonctionne une note de frais (NDF) ?
Le traitement comptable de la NDF représente un casse-tête que l’expert comptable doit maitriser. Pour bien la comptabiliser, il faut comprendre à quoi renvoie la notion de notes de frais. Dans d’innombrables situations, les salariés effectuent des dépenses professionnelles dans l’intérêt de leurs entreprises. Faisant partie des pièces comptables, la note de frais détaille les frais éligibles au remboursement.
Ces frais professionnels sont de plusieurs types : frais kilométriques, frais de déplacement, frais de repas, frais d'hébergement, etc.
Ces frais professionnels sont de plusieurs types : frais kilométriques, frais de déplacement, frais de repas, frais d'hébergement, etc.
Conditions de validité d’une note de frais pour l’expert comptable
Toute dépense professionnelle est récupérable si la NDF dressée par le salarié est valide. Trois préalables doivent être remplis.
‐ L'employé doit prouver que les dépenses engagées l’ont été pour les besoins de son employeur. Le remboursement des frais personnels n’est donc pas envisagé.
‐ La note de frais doit comporter des montants rationnels pour ne pas être assimilés à des « avantages en nature ».
‐ Conformément aux normes comptables, la NDF doit s’accompagner d’un justificatif : factures, reçus, relevés bancaires, etc.
Comment dresser une note de frais ?
L’expert comptable doit s’assurer que la NDF contient les éléments requis pour un bon enregistrement des frais par le service comptabilité.Généralement présentée sous forme de tableau, la note de frais doit indiquer :
‐ La date de demande de remboursement.
‐ Les nom et prénom du demandeur.
‐ La raison de la note de frais.
‐ La typologie des dépenses (hôtel, restaurant, etc.).
‐ La valeur HT et TTC de tous les frais engagés.
‐ Les signatures de la hiérarchie et de l’employé.
Comment enregistrer une NDF de manière comptable ?
Même s’il ne passe pas les écritures comptables, l’expert comptable doit vérifier leur régularité. Sachant que les remboursements se font soit au réel soit au forfait, dans chaque cas, la comptabilisation reste identique.
On affecte une écriture comptable au débit d’un compte de la classe 6 du plan comptable. Une dizaine de comptes sont concernés : 6234, 6251, 6256, 6257, 647 ou 625, 6181, 6063 et 6064.
On affecte une écriture comptable au débit d’un compte de la classe 6 du plan comptable. Une dizaine de comptes sont concernés : 6234, 6251, 6256, 6257, 647 ou 625, 6181, 6063 et 6064.
Récupération de la tva : clarifications d’expert comptable
Un employé, qui soumet sa NDF à son employeur, justificatifs à l’appui et validée par sa hiérarchie, a droit au recouvrement du montant de la note.
Bien entendu, la TVA est incluse, même si elle n’est pas récupérable par la société. Il existe des subtilités en cette matière, qu’un spécialiste pourra traiter facilement
Bien entendu, la TVA est incluse, même si elle n’est pas récupérable par la société. Il existe des subtilités en cette matière, qu’un spécialiste pourra traiter facilement
Logiciel note de frais pour gestion simplifiée
Les solutions de gestion constituent des alliés importants du service comptable, notamment en raison du gain de temps et de l’efficacité dans le suivi de la comptabilité.
Logiciel de gestion intuitif, ONexpress apporte une réelle valeur ajoutée à l’expert comptable, aux auto-entrepreneurs, etc., qu’il s’agisse de comptabilité analytique ou comptabilité générale.
Ce logiciel expert comptable simplifie l’export comptable, la dématérialisation et l’automatisation des taches comme la saisie comptable, la tenue de la comptabilité, l'archivage, etc.
Il existe en application mobile, mode saas, etc.
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Il existe en application mobile, mode saas, etc.