Solution de gestion des notes de frais pour expert comptable
En matière de comptabilité et gestion, l’expert-comptable mise énormément sur la tenue comptable informatisée pour gagner du temps. Cet acteur des professions libérales doit continuellement s’adapter aux mutations des métiers de la comptabilité. Au service des TPE, PME, grandes entreprises, etc., l’expert-comptable joue un rôle crucial dans la conformité des processus comptables. Face à la complexité croissante des tâches, notamment la gestion des notes de frais, un outil dédié comme ONexpense devient essentiel.
Comment fonctionne une note de frais (NDF) ?
Le traitement comptable des notes de frais peut être un véritable casse-tête pour les experts-comptables. Une NDF est un document détaillant les dépenses professionnelles effectuées par un salarié dans l’intérêt de l’entreprise. Ces dépenses, une fois validées, sont éligibles au remboursement. Elles incluent plusieurs types de frais :
- Frais kilométriques
- Frais de déplacement
- Frais de repas
- Frais d'hébergement
Conditions de validité d’une note de frais
Toute dépense professionnelle peut être remboursée si la NDF respecte trois conditions clés :
- La dépense doit avoir été effectuée pour le compte de l’employeur, excluant tout usage personnel.
- Les montants doivent être raisonnables, évitant d’être considérés comme des avantages en nature.
- La NDF doit inclure des justificatifs comme des factures, reçus ou relevés bancaires.
Comment dresser une note de frais ?
Une NDF bien établie facilite son enregistrement comptable. Elle doit inclure :
- La date de demande de remboursement
- Les nom et prénom du demandeur
- La raison de la dépense
- Le type de frais (hôtel, restaurant, déplacement, etc.)
- Les montants HT et TTC
- Les signatures du salarié et de sa hiérarchie
Comment enregistrer une NDF ?
L’enregistrement comptable des NDF suit une méthodologie précise. Les écritures sont affectées au débit d’un compte de charges (classe 6) selon la nature des frais : 625 (voyages et déplacements), 6234 (frais de missions), ou 6063 (fournitures).
Logiciel de gestion des notes de frais pour une comptabilité simplifiée
Les outils comme ONexpense apportent une réelle valeur ajoutée aux experts-comptables et aux entreprises en optimisant la gestion des NDF. Grâce à ses fonctionnalités intuitives, ce logiciel assure :
- Dématérialisation complète des justificatifs
- Automatisation des tâches comptables
- Export facile des données vers les systèmes comptables
- Archivage sécurisé des pièces
Disponible en mode SaaS, application mobile, ou sur desktop, ONexpense est l’allié parfait pour gagner du temps et améliorer la productivité.