LA DÉMATÉRIALISATION DES NOTES DE FRAIS


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INTRODUCTION

Depuis le plein essor des outils de dématérialisation, les logiciels de comptabilité ont débuté leur mutation. La dématérialisation des factures fait partie des fonctionnalités des logiciels de comptabilité en revanche le traitement assisté de la dématérialisation des notes de frais est une fonctionnalité récente.

A ce jour il n’existe pas de norme régissant le format d’une facture, les tentatives d’EDI souvent trop complexes, mise en œuvre coûteuse, refonte d’une organisation, ces technologies logicielles sont souvent réservées aux grands groupes.

Quant à la note de frais, le frein principal de la note de frais est lié au format des facturettes. Les normes sont inexistantes, dans bien des cas il s’agit d’un document manuscrit. L’intégration au sein des logiciels de comptabilité est complexe et nécessite des ressources dédiées. Grâce au logiciel ONexpense de dématérialisation des notes de frais l’intégration au sein des logiciels de comptabilité est simplifiée.


I – COMMENT FAIRE SIMPLE

ONexpense est un complément du logiciel de comptabilité et il est simple à l’usage. Télécharger le logiciel de dématérialisation des notes de frais ONexpense Il s’agit de prendre une photo (avec votre smartphone, iPhone) de la note de frais (l’application disponible sur l’Apple Store), et de valider une photo cadrée, grâce au logiciel ONexpense. Le logiciel ONexpense assiste l’utilisateur automatiquement, ONexpense utilise les technologies logicielles de « MACHINE LEARNING » afin de reconnaitre une facturette dans le cadre de la dématérialisation des notes de frais , cette dernière est envoyée sur nos serveurs sécurisés. Les serveurs analysent l’image et reconnaissent le contenu. On parle alors d’un traitement sémantique de la facturette dont l’objectif est de remplir un document. le module expert comptable du logiciel de dématérialisation des notes de frais remplit automatiquement un export afin que l’utilisateur soit remboursé rapidement. Ce processus simplifie d’autant les traitements du logiciel de comptabilité grace à dématérialisation des notes de frais .

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II- QUI SONT NOS CLIENTS

Notre périmètre d’action est universel, il s’agit de toute personne itinérante qui doit se faire rembourser ses notes de frais, de déplacement, ses notes de frais de représentations, ses notes de frais de fonctionnement.

Simplifiez le travail administratif, grâce à ONexpense et son logiciel de dématérialisation des notes de frais , le logiciel de comptabilité est plus performant.

Commercial VRP, en permanence sur la route, ses frais sont nombreux, les sommes engagées sont importantes, les techniciens sur site sont sollicités en permanence pour intervenir dans toutes les conditions. A cela s’ajoute des frais non prévus, des durées d’interventions plus longues, tous ces imprévus impliquent un remboursement anticipé des frais. Le logiciel de comptabilité devient une application critique, car elle doit assurer le remboursement des notes de frais le plus rapidement possible grâce à ONexpense et son logiciel de dématérialisation des notes de frais .

Une invitation avec des clients importants, la note est salée, pour le business on se doit d’accueillir ses clients dans de bonne conditions, leur donner une bonne image de la société et de soit même.

En revanche le remboursement doit être rapide. A ce titre, les outils ONexpense sont adaptés aux principaux logiciels de comptabilité, innovation et technologie seront des atouts gagnants pour les futures entreprises qui sauront comment intégrer de nouvelles fonctions aux logiciels de comptabilité.


III – LES SOLUTIONS POUR NOS CLIENTS

ONexpense est une solution universelle du traitement de la dématérialisation des notes de frais adaptée aux comptableONexpense : La solution du traitement de la note de frais.
Depuis de longues années, les services de comptabilité internes ou externes traitent des documents non standardisés. Ces derniers doivent ventiler les nombres dans des comptes appropriés afin que l’utilisateur soit remboursé en fonction des règles de l’entreprise. ONexpense permet une intégration avec les logiciels de comptabilité simple et efficace.

Comment traiter des documents non standardisés :

Les utilisateurs doivent prendre une photo avec leur smartphone (l’application est disponible sur l’Apple store), cette application a été développée afin de rendre plus simple le traitement de la dématérialisation des notes de frais .

Le traitement des images permet de comprendre la sémantique du document, les informations sont directement enregistrées dans le logiciel de comptabilité après avoir été vérifiées. Toutes les opérations sont enregistrées dans un but de vérification et de sécurité. Dans un proche avenir certaines étapes seront réduites afin d’augmenter la productivité et de simplifier le traitement.

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IV- LA MISE EN ŒUVRE

La solution choisie par ONexpense est le CLOUD AZURE. Le CLOUD est parfois difficile à cerner, en revanche les avantages sont nombreux.

Plus sécurisé, plus de disponibilité pour les logiciels de comptabilité. La note de frais est traitée dans un environnement CLOUD AZURE.

Une période de l’année particulièrement chargée, le CLOUD est présent pour répondre à ce genre de sollicitation. Les logiciels de comptabilité avec l’extension de dématérialisation des notes de frais pourront bénéficier de la montée en puissance automatique des serveurs afin de compenser cette demande de travail supplémentaire.

Les mises à jour interminables, les risques de panne, ce temps est révolu. Les serveurs sont en permanence à jour, les applications telles que les logiciels de comptabilité bénéficient aussi de ces fonctions. L’organisation des serveurs est conçue de telle manière que les applications doivent être validées sur un environnement dit de « STAGING » avant de passer sur les serveurs de production.

On comprend immédiatement les économies réalisées avec cette architecture, un coût fixe, l’absence de mise à jour, pas d’achat de nouveaux serveurs pour pallier aux manques de ressources de votre logiciel de comptabilité.

Votre DSI sera focalisé sur les applications métiers qui seront sources de revenus, les prochaines évolutions seront simples et efficaces. Les évolutions des logiciels de comptabilité seront plus simples à anticiper.

Des besoins d’export à l’international. Vos nouveaux collaborateurs utiliseront un logiciel de comptabilité avec une extension ONexpense dématérialisation des notes de frais . Avec ONexpense, le logiciel a été conçu pour tous les pays, une base de connaissances permet de reconnaitre le profil de la note de frais, il s’adapte en fonction des taxes locales.

Un besoin de multilingue pour vos filiales, toutes nos interfaces sont adaptables pour toutes les langues européennes, des extensions seront disponibles pour les autres alphabets.


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V – LES COÛTS FINANCIERS

Les dépenses sont connues à l’avance, l’abonnement est sans risque car les coûts sont étudiés au plus juste afin de faire bénéficier les utilisateurs des nouvelles technologies sans en payer le prix FORT, sans payer les « avenants au contrat ». Les évolutions automatiques de notre logiciel de dématérialisation des notes de frais enrichiront votre logiciel de comptabilité.
  • Pour les utilisateurs indépendants une tarification étudiée est proposée.
  • Quant aux professionnels, le prix propose un service spécialisé adapté.
  • Les entreprises ne sont pas oubliées, bien au contraire une étude sur mesure sera proposée afin d’étudier au plus juste un coût adapté et une intégration avec leurs logiciels de comptabilité, une solution conforme à leurs contraintes.
  • Pour les Expert comptables, notre logiciel de dématérialisation des notes de frais est adapté à leur environnement, un prix étudié est mise enplace en fonction du volume.

VI – LE RÉSULTAT

Avec ONexpense une solution simple pour les comptables des entreprises et aussi pour les indépendants, simple et efficace notre solution de gestion de dématérialisation des notes de frais adaptée aux logiciels de comptabilité saura donner toute satisfaction.

Essai gratuit de toutes les fonctionnalités

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