Organisation des frais



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Le traitement des frais professionnels et ses pièces justificatives peut être complexe du fait de nombreux éléments à prendre en compte comme la nature des frais engagés, calcul des cotisations, limite d’exonération, déduction des frais, usage professionnel, barème fiscal ou encore des circonstances particulières. À cause de cette complexité à laquelle l’entreprise doit tout le temps faire face, celle-ci doit instaurer un processus optimisé pour mieux gérer les frais payés en avance par l’employé dans le cadre d’exercice de la profession. Onexpense est la solution de traitement et d’organisation de frais adaptée pour toutes les catégories de professions.

L’importance d’une bonne gestion des frais professionnels

Plus les employés sont nombreux, le montant des dépenses professionnelles peut devenir important dans une entreprise. Parallèlement, la gestion des notes de frais devient chronophage aussi bien pour le travailleur salarié que pour le comptable. Cependant, les dépenses engagées par les salariés et les gérants dans le cadre de son activité professionnelle doivent être remboursées par l’entreprise. Ainsi, l’employeur doit implémenter un processus de contrôle du montant des frais pour éviter les fraudes et rembourser les frais rapidement. D’autant plus que les frais professionnels ne sont pas soumis aux cotisations sociales

Plusieurs types de frais sont principalement concernés : frais de déplacement, frais de repas, frais de mission et frais d’hébergement. Les frais de restauration concernent les repas pris au restaurant à des fins professionnelles. En cas de mobilité professionnelle, les dépenses d’hébergement provisoire et les frais de nourriture dans l’attente du logement définitif sont remboursables. C’est également le cas des dépenses d’installation dans le nouveau logement et les frais de déménagement.

La mise en place d’un processus de gestion des notes de frais professionnels

Deux modes d’indemnisation des frais sont possibles pour l’employeur : les indemnités forfaitaires ou le remboursement des dépenses réellement engagées.

• Le remboursement forfaitaire consiste en un versement d’allocations forfaitaires égales pour tous les salariés ou selon le poste. Les remboursements des frais sous forme d’allocation forfaitaire sont régis par le barème des frais professionnels de l’URSSAF et les barèmes kilométriques du fisc.
• Le remboursement aux frais réels sur présentation de justificatifs consiste à un remboursement des frais en montant réel. Ce mode opératoire est obligatoire pour les frais liés au : télétravail, Utilisation professionnelle d’outils NTIC, déménagement, mission temporaire et détachement à l’étranger.

Pour les déplacements professionnels, l’application des indemnités kilométriques n’est valable que si l’employé utilise son véhicule personnel à titre professionnel.

Ainsi, une modalité de remboursements adaptée aux réalités de l’entreprise doit être définie au préalable. Par ailleurs, un circuit habituel de validation des frais engagés par le salarié est à mettre en place. Généralement, le salarié doit établir une note de frais, la transmettre à son manager qui vérifie la validité de la dépense professionnelle avant d’approuver. Les notes de frais sont ensuite envoyées au comptable pour comptabilisation et pour remboursement de ses frais.
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Optimiser l’organisation des frais professionnels avec un logiciel de notes de frais

Il est dans l’intérêt de l’entreprise tout autant que celui de l’employé que le processus de prise en charge des frais professionnels soit simplifié. Un logiciel de notes de frais est le meilleur outil pour optimiser la gestion des frais forfaitaires et des frais réels. En effet, avec ONexpense, chaque collaborateur gagne du temps en établissant sa note de débours depuis son smartphone. Repas au restaurant, frais de transport, frais de carburant, péage, primes d’assurance… A chaque dépense à caractère professionnel qu’il engage, il lui suffit de prendre en photo le justificatif. Il peut réaliser cette tâche même en déplacement professionnel sans attendre d’être de retour dans les locaux de l’entreprise. Aucun échange d’email n’est nécessaire car le salarié en mission en Outre-mer ou en grand déplacement va juste se connecter sur l’application. Dans tous les cas, les employés peuvent se faire rembourser leurs frais dans les meilleurs délais.

Le calcul des frais est simplifié, car l’application dispose d’une reconnaissance intelligente des éléments constitutifs d’une NDF. Il est capable même de calculer l’indemnité kilométrique sur la base du barème kilométrique à jour. Par ailleurs, l’option d’archivage à valeur probante offre la possibilité de stocker les justificatifs pour des besoins internes ou pour l’administration fiscale
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