Remboursement des notes de frais

La solution de remboursement de notes de frais automatique

Dans de nombreux pays du monde, la législation permet aux employés de se faire rembourser les notes de frais par leur société selon des règles souvent définies par la direction des ressources humaines (DRH) et la direction administrative et financière (DAF). L’ensemble des dépenses réalisées au cours de ses missions est sujet au remboursement des notes de frais.

Ces frais professionnels sont de diverses natures (logement, voiture, restauration, etc…)
Dans toutes les entreprises en croissance la problématique de la gestion efficace de du remboursement des notes de frais  se pose.

Il est reconnu de tous que traiter ses notes de frais est une perte de temps non négligeable. De nombreuses sociétés utilisent encore des documents papiers, ou un fichier Excel parfois transmis ou imprimé. L’avènement des smartphones permet de simplifier ce processus. Le remboursement  des notes de frais professionnelles ne rentrant pas en compte dans les cotisations sociales, leurs temps d’administration en font un poste de dépense important.

C’est à ce titre que le gouvernement surveille de près le remboursement des notes de frais. Il incombe donc à l’entreprise de s’assurer en amont que les frais remboursés aux employés sont bien des frais liés à leur activité professionnelle et non liés un usage personnel.

ONexpense s’articule sur 3 principes fondamentaux afin d’effectuer le remboursement :

  • Pour le remboursement des notes de frais de restaurant, il est d’usage d’inscrire le nom des invités sur la note, si c’est un déjeuner seul aucune mention particulière n’est a priori nécessaire, il suffit de respecter les règles imposée par votre entreprise. Les règles sont multiples, il est difficile de les mentionnées de façon exhaustive dans ce document, chaque entreprise à le libre choix d’imposer ses règles à conditions qu’elles rentrent dans un cadre légale, le plus souvent associé aux règles de l’URSSAF.
  • Le remboursement des notes de frais professionnelles lié au logement, sont justifiables grâce à la facture de l’hôtel faisant fois du lieu et de la date de la prestation pouvant alors être lié à l’exercice de son activité. Il est à prendre en considération, et donc à vérifier pour l’entreprise que ce remboursement des notes de frais ne peut être valide que si l’employé et soit à plus de 1h30 de son domicile en transport en commun soit à plus de 50km.
  • Le remboursement des notes de frais de déplacement quant à eux peuvent être justifiés par toute facture qui prouve que le salarié s’est déplacé. Qu’il s’agisse de ticket de péage, de reçu pour le carburant ou de ticket de parking, le salarié peut en demander le remboursement. Il existe aussi le système d’indemnités kilométriques qui constituent un barème fiscal fixé par le gouvernement et établie une indemnité au kilomètre en fonction de la puissance fiscale du véhicule utilisé.

La gestion des remboursements de notes de frais représente un coût en temps très important pour toute société qui n’est pas équipée d’un système intelligent de notes de frais. L’objectif d’ONexpense à travers sa solution de remboursement de notes de frais est de diminuer drastiquement ces coûts.

Avantages de notre solution de notes de frais dédié au remboursement:

Avec ONexpense, le processus de remboursement des notes de frais est réduit à sa version la plus simple grâce à un automatisme d’une grande partie des tâches qui y sont liées. Le coût de traitement des notes de frais n’est plus à démontrer dans le contexte d’une entreprise où le temps est une ressource de plus en plus précieuse.

Celui-ci est directement lié aux nombres d’employés de votre société, il peut varier de quelques heures à plusieurs jours pour les plus grosses entreprises. Modifier légèrement les habitudes des usagers pour changer cette corvée mensuelle ou hebdomadaire en une simple petite action quotidienne de 2 minutes, c’est l’objectif d’ONexpense vis-à-vis du remboursement des notes de frais !

  • Pour cela l’application ONexpense propose de prendre une photo de chaque ticket sujet à un remboursement de note de frais. L’ergonomie a été entièrement étudiée pour rendre cette opération simple et rapide.
  • L’application iPhone vous guide en temps réel pendant la prise de photo afin que le cadrage du justificatif soit optimal pour une reconnaissance la plus proche de la vérité possible.
  • Avec notre produit, la gestion du remboursement des notes de frais devient instantanée. Vos tickets sont conservés en sécurité dans nos systèmes au format numérique. La seul chose qu’il vous reste à faire est de conserver les originaux pour pouvoir les présenter en cas d’un contrôle URSSAF.

Notre plateforme web s’adresse également aux managers (les personnes en charge de vérifier le remboursement des notes de frais de certains employés) où ils peuvent vérifier, accepter ou refuser à tout moment le remboursement des notes de frais soumises par leurs collaborateurs.

En temps normal, l’augmentation de l’effectif d’une entreprise à un fort impact sur la gestion et le contrôle du remboursement des notes de frais, on constate souvent un impact proportionnel (en doublant les effectifs, on double les temps de traitement). Avec ONexpense, réduisez cet impact à son minimum grâce à une application conçue pour toute taille d’entreprise.

En conclusion :

Besoin d’accélérer les processus interne liés au remboursement des notes de frais ? ONexpense est fait pour vous ! Au travers d’une centralisation de tous les justificatifs et une reconnaissance intelligente automatique des valeurs importantes pour la comptabilité, réduisez drastiquement le temps consacré à cette tâche fastidieuse.

L’ensemble des notes de frais de votre entreprise est accessible depuis un portail unique de gestion depuis lequel vous pouvez rechercher d’anciennes dépenses, extraire des note de frais pour remboursement sous un format de connu de tous, type Excel, CSV ou encore PDF. Vous y trouverez également des statistiques sur les justificatifs que vous avez envoyés pour suivre l’évolution de vos propres dépenses ou celles de vos employés.

Au bilan : un gain de temps considérable, des employés rapidement remboursés donc satisfaits et une acquisition simple et efficace des notes de frais pour leur remboursement.

Téléchargez notre application pour iPhone, Windows Phone et Android de gestion des remboursements de notes de frais, essayez-la pendant 1 mois entièrement gratuitement et gagnez du temps !