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ONexpense est une des meilleures applications de gestion de notes de frais Finies les heures de saisie des notes de frais ! Et ne perdez plus de temps à faire vos notes de frais, l’application ONexpense propose toutes les fonctionnalités indispensables en matière de gestion de notes de frais (gestion des taxes, gestion de la TVA, partage de documents, partage de dossiers, partage de notes, travail collaboratif, gestion de la comptabilité, gestion des notes de frais…)..

Il s’agit d’une solution de gestion de notes de frais disponible en mode SaaS, mais aussi sur Disponible smartphone Android, iOS et tablette. Pour télécharger l’application rendez-vous dès maintenant sur Google Play (Play Store) et l’Apple Store, deux plateformes très connues de téléchargement d’applications.

Si vous voulez en savoir plus sur cette solution de gestion de notes de frais, retrouvez toutes les réponses à vos questions sur cette page ou bien rendez-vous sur notre service de support application, surtout en cas de problème.


Des questions concernant l’application ONexpense ? Bénéficiez d’une assistance et support application

Avoir une application de gestion de notes de frais permet à l’entreprise de gagner du temps et d’économiser de l’argent. Encore faut-il trouver une application adaptée aux spécificités et aux besoins de l’entreprise notamment pour les TPE et PME. Ensuite, il faudrait launcher la nouvelle application et la synchroniser avec le système d’informatique en place et surtout le logiciel comptable Heureusement, nos développeurs ont conçu ONexpense pour vous simplifier la vie en programmant une appli smartphone facile à prendre en main. La version PRO, une appli standard pour indépendant et petite entreprise ne requiert aucun paramétrage ni personnalisation. On utilise l’application dès qu’il est téléchargé et installé sur son smartphone et tablette. Quant à la version Entreprise, il est possible de personnaliser l’application notamment selon le nombre d’utilisateurs et le processus de gestion des NDF.

Q :Avez-vous des soucis pour installer l’application ou activer l’application ?

Q :Vous-vous demandez comment personnaliser l’application logicielle notes de frais ?

Q :Vous-vous demandez comment télécharger ou exporter vos notes de frais directement via l’application ?

Dans tous les cas, si vous avez des questions relatives au fonctionnement de l’application Android, application iPhone vous pouvez nous contacter.

Vous trouverez ici les questions fréquemment posées par les utilisateurs de notre application smartphone. N’hésitez pas à parcourir les différentes rubriques pour maîtriser rapidement l’utilisation de l’application sur téléphone ou sur PC.


ONexpense sur tout support application : PC, smartphone, Tablette

ONexpense est accessible via un ordinateur et aussi sur les appareils mobiles. En effet, il existe une version logicielle de bureau et une version application mobile pour IOS et Android. Tous les appareils Ios et Android sont compatibles à l'exception de certains, provilégiez les marques majeures, la prise de photo est essentielle dans notre processus, l'appareil doit produire une photo de qualité.

Ainsi, le salarié en déplacement professionnel peut établir ses notes de frais à la volée via l’appli mobile depuis son smartphone. Il suffit de scanner les pièces justificatives en utilisant l’application téléphone et les champs se remplissent automatiquement. Il peut profiter des fonctionnalités de l’application sur mobile même en étant hors-ligne. Dès qu’il dispose d’une connexion internet, une synchronisation instantanée se met en marche. De plus, l’employé peut envoyer les NDF à son manager et celui-ci recevra des alertes emails ou des notifications. Il peut alors à son tour consulter les NDF sur appareil mobile ou sur PC avant de les valider. Au niveau de la comptabilité, disposer d’une application avec fonction export permet d’obtenir des écritures en un clin d’œil sans avoir besoin de ressaisir.

En somme, ONexpense, application pour Iphone et mobile Android, permet de gérer en toute simplicité les NDF de vos employés en voyages d’affaires. Consultable depuis tous les terminaux, c’est la solution idéale pour la mobilité quelque soit votre secteur d’activité.

Une appli android, appli iphone dédiée à la gestion des notes de frais

Avec ONexpense, vous n’avez plus besoin de saisir vos notes de frais sur le tableur de Microsoft Office. En effet, nous avons fixé comme objectif de créer une application qui répond exactement aux besoins des utilisateurs. Au fil des années, de nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées afin de vous proposer une application complète de gestion de NDF. La dernière version comporte notamment des fonctionnalités d’export, de gestion de devises, de statistiques ainsi que de gestion de workflow. Désormais, vous avez à portée de main en quelques clics toutes les données concernant les notes de frais.

Etant une application en bonne et due forme, elle ne risque pas d’être supprimée par un antivirus. C’est aussi le cas lorsque vous nettoyez votre appareil Android ou Ios avec Ccleaner ou d’autres applications gratuites ou payantes de nettoyage.

Plusieurs formules d’abonnements sont disponibles pour notre logiciel application pour smartphone et tablette. En optant pour un engagement de 12 mois, vous bénéficiez une remise sur le prix de notre application sur smartphone. Choisissez la formule qui vous convient en quelques clics et accédez à de nombreuses fonctionnalités pour optimiser la gestion de vos NDF. Nous acceptons divers moyens de paiement notamment notre partenaire Stripe nous permet de vous offrir des moyens de paiement adaptés, carte bancaire et prélèvement SEPA.

Vous vous demandez toujours quelle application de note de frais choisir parmi plusieurs applications mobiles ? Sachez qu’une version démo est disponible gratuitement pour vous permettre de tester l’application ONexpense.

Foire aux questions


Compte Pro et Entreprise

  • Quelles différences ?

    R : L'abonnement Pro permet d’utiliser le logiciel sans limitations dans un contexte indépendant ou petite entreprise

    R : Le compte Entreprise offre les mêmes fonctionnalités que le compte Pro en ajoutant des fonctions avancées pour les entreprises de taille moyenne à grande (multi-entreprise, règles de validation des notes de frais personnalisées, single sign on ou connection automatique sur Active Directory de Microsoft , exports personnalisés, etc..). C'est aussi cette offre qui vous permet d'activer le stockage à valeur probante afin de jeter les justificatifs à la poubelle !

  • Comment fonctionne le workflow ?

    R : Le workflow ou gestion des hiérarchies ou définition des signataires,
    Le workflow permet de faire valider une NDF auprès de son responsable. Le système autorise un seul et unique niveau hiérarchique, un collaborateur ne peut avoir qu’un seul responsable, en revanche le logiciel ONexpense permet d’avoir autant de responsable et autant de collaborateurs liés à ce responsable. Il n’y a pas de limite dans le nombre.
    Un collaborateur ne peut pas avoir plusieurs responsables.
    De même, un compte ONexpense qui sera ajouté ne doit pas avoir souscrit une licence PREMIUM sur ONexpense
    La limite étant liée à la licence ONexpense PRO limité à 100 utilisateurs, au-delà vous devez souscrire une licence Entreprise
    Après avoir créé votre compte principal vous devez créer votre entreprise dans le menu Mon Entreprise.
    Invitez vos collaborateurs en utilisant leur adresse email, ils recevront un mail avec un lien leur permettant de s’identifier ou de se créer un compte sur ONexpense.

Comment se connecter avec L'AD de Microsoft ( Active Directrory )

  • Comment ajouter son Nom de domaine
    R : Mise en place des règles de sécurité prouvant l'authenticité du domaine demandé
    • Vous pouvez réaliser une demande pour intégrer votre Nom de domaine dans ONexpense.
    • Dans le contexte Entreprise License cette fonctionnalité est proposée sans surcout
    • L'objectif est de simplifier les accès au logiciel ONexpense en simplififant la gestion des comptes.
    • Simplifier l'adminitration de l'outil ONexpense, utiliser ce qui est déja mis en place
    • Afin de garantir un niveau de sécurité optimum nous avons mise en place une procédure conforme avec les recommandations de Microsoft.
    • Nous devons nous assurer que le nom de domaine est bien celui dont vous pretendez être le propriétaire .
    Comment utiliser
    R : Utilisation simplifiée
    • Pour vos utilisateurs le processus sera strictement transparent des qu'ils se connecteront avec leur compte AD
    • Le système redirigera la page ONexpense
    • Quant à l'administrateur il poursuivera l'utilisation de l'interface AD Microsoft sans aucune contrainte

Les Exports et les champs dynamiques

  • Comment ajouter des informations dans mes fichiers Excel ( fichier d’export )
    R : Si des informations sont manquantes dans la description d’un reçu
    • Vous pouvez ajouter des champs personnalisés et les attribuer a des familles de ticket.
    • Si vous êtes dans un contexte entreprise, les champs personnalisés peuvent s’appliquer à tous vos employés.
    • Tous ces champs seront exportés dans les fichiers d’exports.
    • Tous les fichiers d’export sont modifiables comme vous le souhaitez.
    • Vous pouvez exporter toutes les NDF dans un format CSV, XLS (Premium), bientôt PDF.

Les Champs dynamiques en détail

  • Comment réaliser des statistiques sur les NDF

    R : Grace aux champs dynamiques, vous pouvez ajouter des informations pertinentes, puis les traiter avec votre tableur.

  • A qui sont attribués les champs dynamiques ?

    R : Tous les champs dynamiques peuvent être attribués à un utilisateur ou au niveau de l’entreprise, il n’y a pas de limite sur le nombre de champs dynamiques définis.

  • Les champs dynamiques peuvent-ils contenir une date ?

    R : Les champs dynamiques sont des champs textes uniquement, vous pouvez enregistrer une date , un montant , un code etc…

Logiciel comptable

  • Votre logiciel est-il compatible avec le logiciel comptable XXXX ?

    R : Il existe trop de logiciel comptable qui se déclinent sur PC, le cloud et les serveurs d’entreprises. En revanche ils ont tous un point commun qui se caractérise par les fichiers d’import.
    Nous supportons les fichiers d’export CSV, XLSX, XLS, TXT (formaté avec des séparateur « ; »)

Déposer ses factures

  • Pouvons-nous enregistrer des factures dans ONexpense et les retrouver sans quelle soient associées à une Note de frais.

    R : OUI vous pouvez conserver tous les reçus dans votre liste sans les associés à une note de frais spécifique.

  • Apres résiliation du contrat avec ONexpense comment récupérer tous les reçus

    R : Dès que vos reçus sont enregistrés dans une note de frais, vous pouvez exporter tous les documents d’une note de frais dans un fichier ZIP dans lequel seront stockées les images et un fichier XLS dans lequel sera enregistré tous les reçus d’une Note de frais.

Le tarif

  • Le tarif est de X.Y euros, la valeur sur Paypal est différente. Pourquoi ?

    R : Les prix affichés sont HT, par utilisateur et par mois, le paiement sur Paypal est TTC pour une année complète (12 mois).

Usage du site web

  • Besoin d’ajouter des champs, chaque entreprise a des contraintes spécifiques voici une liste de champs que vous pouvez ajouter afin de répondre à vos contraintes.
    R : Les champs que vous pouvez ajouter
    • Mission ou « Cost Center » ou Centre de Facturation, ou compte comptable, ce champ peut être défini pour toute l’entreprise ou par employé, généralement il est commun à tous les employés donc associé à l’entreprise.
    • Nuitée : ce champ est utilisé pour les hôtel pour tous les employés, très souvent le nombre de nuit n’est pas défini sur la facture, parfois le nombre de nuit remboursée est inférieur au nombre de nuit passée.
    • Numéro de Badge ou matricule ou ID : utiliser pour toute l’entreprise.
    • Invités : sur les fiches de restaurant il est parfois demandé de préciser les invités d’affaires. Ce champ est spécifique pour le restaurant pour tous les employés.

Des conseils pour de meilleurs résultats

  • Qualité des photos.

    R : Essayer de cadrer au mieux votre ticket, privilégiez un fond uni sur lequel poser les tickets. N’hésitez pas à utiliser le flash pour de meilleurs résultats. Plus votre photo sera de qualité, moins de traitement manuel vous aurez à faire grâce à notre reconnaissance intelligente du ticket.

Exports comptables

  • Qu’est-ce qu’un export comptable ?

    R : Cette fonctionnalité n’est accessible qu’avec une configuration de type « entreprise ». Un export comptable est un conteneur vous permettant de regrouper un ensemble de notes de frais validées de vos collaborateurs.

  • Comment puis-je récupérer la donnée de mes exports comptable ?
    R : Nous vous proposons deux fichiers types de sortie pour un export comptable :
    • Export pour la paye : ne contient qu’une ligne par note de frais et vous permet d’importer les montants TTC à rembourser à vos salariés.
    • Nuitée : ce champ est utilisé pour les hôtel pour tous les employés, très souvent le nombre de nuit n’est pas défini sur la facture, parfois le nombre de nuit remboursée est inférieur au nombre de nuit passée.
    • Numéro de Badge ou matricule ou ID : utiliser pour toute l’entreprise.
    • Export pour la comptabilité : export détaillé pour tous les reçus de tous vos collaborateurs. Contient une ligne par reçus scanné avec les informations associées (montants TTC, découpage des TVA, champs personnalisés de l’entreprise, etc…)
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