Questions /Réponses Notes de frais (NDF )

Compte Pro et Premium

Q : Quelles différences ?

R : Le compte premium permet d’utiliser le logiciel sans limitations dans un contexte « indépendant »

R : Le compte PRO ou TPE/PME offre les mêmes fonctionnalités que le compte Premium avec le workflow et la gestion des employés en plus.

Q : Comment fonctionne le workflow ?

R : Le workflow ou gestion des hiérarchies ou définition des signataires,

Le workflow permet de faire valider une NDF auprès de son responsable. Le système autorise un seul et unique niveau hiérarchique, un collaborateur ne peut avoir qu’un seul responsable, en revanche le logiciel ONexpense permet d’avoir autant de responsable et autant de collaborateurs liés à ce responsable. Il n’y a pas de limite dans le nombre.

Un collaborateur ne peut pas avoir plusieurs responsables.

De même, un compte ONexpense qui sera ajouté ne doit pas avoir souscrit une licence PREMIUM sur ONexpense

La limite étant liée à la licence ONexpense PRO limité à 100 utilisateurs, au-delà vous devez souscrire une licence Entreprise

Après avoir créé votre compte principal vous devez créer votre entreprise dans le menu Mon Entreprise.

Invitez vos collaborateurs en utilisant leur adresse email, ils recevront un mail avec un lien leur permettant de s’identifier ou de se créer un compte sur ONexpense.

Q : Passage du compte Premium au Compte PRO( TPE/PME ):

R : On ne peut pas prendre un compte PREMIUM et passer au Compte PRO ,  si vous voulez conserver votre email , il faut annuler votre compte premium pour l’utiliser avec le compte premium.

Les Exports et les champs dynamiques :

Q : Comment ajouter des informations dans mes fichiers Excel ( fichier d’export ).

R : Si des informations sont manquantes dans la description d’un reçu,

    • Vous pouvez ajouter des champs personnalisés et les attribuer a des familles de ticket
    • Si vous êtes dans un contexte entreprise, les champs personnalisés peuvent s’appliquer à tous vos employés.
    • Tous ces champs seront exportés dans les fichiers d’exports.
    • Tous les fichiers d’export sont modifiables comme vous le souhaitez.
    • Vous pouvez exporter toutes les NDF dans un format CSV, XLS (Premium), bientôt PDF

Questions /Réponses Notes de frais (NDF )

Compte Pro et Premium

Q : Quelles différences ?

R : Le compte premium permet d’utiliser le logiciel sans limitations dans un contexte « indépendant »

R : Le compte PRO ou TPE/PME offre les mêmes fonctionnalités que le compte Premium avec le workflow et la gestion des employés en plus.

Q : Comment fonctionne le workflow ?

R : Le workflow ou gestion des hiérarchies ou définition des signataires,

Le workflow permet de faire valider une NDF auprès de son responsable. Le système autorise un seul et unique niveau hiérarchique, un collaborateur ne peut avoir qu’un seul responsable, en revanche le logiciel ONexpense permet d’avoir autant de responsable et autant de collaborateurs liés à ce responsable. Il n’y a pas de limite dans le nombre.

Un collaborateur ne peut pas avoir plusieurs responsables.

De même, un compte ONexpense qui sera ajouté ne doit pas avoir souscrit une licence PREMIUM sur ONexpense

La limite étant liée à la licence ONexpense PRO limité à 100 utilisateurs, au-delà vous devez souscrire une licence Entreprise

Après avoir créé votre compte principal vous devez créer votre entreprise dans le menu Mon Entreprise.

Invitez vos collaborateurs en utilisant leur adresse email, ils recevront un mail avec un lien leur permettant de s’identifier ou de se créer un compte sur ONexpense.

Q : Passage du compte Premium au Compte PRO( TPE/PME ):

R : On ne peut pas prendre un compte PREMIUM et passer au Compte PRO ,  si vous voulez conserver votre email , il faut annuler votre compte premium pour l’utiliser avec le compte premium.

Les Exports et les champs dynamiques :

Q : Comment ajouter des informations dans mes fichiers Excel ( fichier d’export ).

R : Si des informations sont manquantes dans la description d’un reçu,

  • Vous pouvez ajouter des champs personnalisés et les attribuer a des familles de ticket
  • Si vous êtes dans un contexte entreprise, les champs personnalisés peuvent s’appliquer à tous vos employés.
  • Tous ces champs seront exportés dans les fichiers d’exports.
  • Tous les fichiers d’export sont modifiables comme vous le souhaitez.
  • Vous pouvez exporter toutes les NDF dans un format CSV, XLS (Premium), bientôt PDF

 

Les Champs dynamiques en détail :

Q : Comment réaliser des statistiques sur les NDF

R : Grace aux champs dynamiques, vous pouvez ajouter des informations pertinentes, puis les traiter avec votre tableur.

Q : A qui sont attribués les champs dynamiques ?

R : Tous les champs dynamiques peuvent être attribués à un utilisateur ou au niveau de l’entreprise, il n’y a pas de limite sur le nombre de champs dynamiques définis.

Q : Les champs dynamiques peuvent-ils contenir une date ?

R : Les champs dynamiques sont des champs textes uniquement, vous pouvez enregistrer une date , un montant, un  code etc…

Logiciel comptable :

: Votre logiciel est-il compatible avec le logiciel comptable XXXX,

R : Il existe trop de logiciel comptable qui se déclinent sur PC, le cloud et les serveurs d’entreprises. En revanche ils ont tous un point commun qui se caractérise par les fichiers d’import.

Nous supportons les fichiers d’export CSV, XLSX, XLS, TXT (formaté avec des séparateur « ; »)

 

 

Déposer ses factures :

Q : Pouvons-nous enregistrer des factures dans ONexpense et les retrouver sans quelle soient associées à une Note de frais.

R : OUI vous pouvez conserver tous les reçus dans votre liste sans les associés à une note de frais spécifique.

: Apres résiliation du contrat avec ONexpense comment récupérer tous les reçus

R : Dès que vos reçus sont enregistrés dans une note de frais, vous pouvez exporter tous les documents d’une note de frais dans un fichier ZIP dans lequel seront stockées les images et un fichier XLS dans lequel sera enregistré tous les reçus d’une Note de frais.

Le tarif :

Q : Le tarif est de X.Y euros, la valeur sur Paypal est différente. Pourquoi ?

R : Les prix affichés sont HT, par utilisateur et par mois, le paiement sur Paypal est TTC pour une année complète (12 mois).

 

Usage du site web :

Q : Besoin d’ajouter des champs, chaque entreprise a des contraintes spécifiques voici une liste de champs que vous pouvez ajouter afin de répondre à vos contraintes.

R : les champs que vous pouvez ajouter

  • Mission ou « Cost Center » ou Centre de Facturation, ou compte comptable, ce champ peut être défini pour toute l’entreprise ou par employé, généralement il est commun à tous les employés donc associé à l’entreprise
  • Nuitée : ce champ est utilisé pour les hôtel pour tous les employés, très souvent le nombre de nuit n’est pas défini sur la facture, parfois le nombre de nuit remboursée est inférieur au nombre de nuit passée.
  • Numéro de Badge ou matricule ou ID : utiliser pour toute l’entreprise
  • Invités : sur les fiches de restaurant il est parfois demandé de préciser les invités d’affaires. Ce champ est spécifique pour le restaurant pour tous les employés.

 

Des conseils pour de meilleurs résultats :

Q : Qualité des photos.

R : Essayer de cadrer au mieux votre ticket, privilégiez un fond uni sur lequel poser les tickets. N’hésitez pas à utiliser le flash pour de meilleurs résultats. Plus votre photo sera de qualité, moins de traitement manuel vous aurez à faire grâce à notre reconnaissance intelligente du ticket.

 

Exports comptables :

Q : Qu’est-ce qu’un export comptable ?

R : Cette fonctionnalité n’est accessible qu’avec une configuration de type « entreprise ». Un export comptable est un conteneur vous permettant de regrouper un ensemble de notes de frais validées de vos collaborateurs.

 

Q : Comment puis-je récupérer la donnée de mes exports comptable ?

R : Nous vous proposons deux fichiers types de sortie pour un export comptable :

  • Export pour la paye : ne contient qu’une ligne par note de frais et vous permet d’importer les montants TTC à rembourser à vos salariés.
  • Export pour la comptabilité : export détaillé pour tous les reçus de tous vos collaborateurs. Contient une ligne par reçus scanné avec les informations associées (montants TTC, découpage des TVA, champs personnalisés de l’entreprise, etc…)