Notes de frais professionnelles

Les notes de frais professionnelles regroupent l’ensemble des frais effectués par le salarié lors de l’exécution de ses missions.

Ces frais professionnels sont de diverses natures (Hébergement, déplacement, restauration, etc…)
Dans toutes les entreprises en croissance la problématique de la gestion efficace de ces frais professionnels se pose.

Traiter ses notes de frais professionnelles n’est pas si facile. Les frais professionnels ne rentrant pas en compte dans les cotisations sociales, leurs temps d’administration en font un poste de dépense important.

Une des difficultés pour l’entreprise est de s’assurer que les  notes de frais professionnelles soumis par son salarié ne sont pas issus d’achat personnels et donc que l’entreprise s’assure que la nature de ces notes de frais soient bien professionnelles.

La gestion des notes de frais professionnelles n’en devient que plus compliquée :

Les 3 points essentiels:

  • Pour des notes de frais professionnelles de restauration, le salarié doit s’assurer que la note du restaurant est en sa possession et doit y inscrire leurs noms et les qualités des collaborateurs ou clients avec qui il déjeune. Il est important de faire attention que ces frais professionnel de restauration ne soit pas répétitifs car ceux-ci peuvent être évalués comme des avantages en nature.
  • Les notes de frais professionnelles d’hébergement, se justifient par le salarié par la facture du logement dans lequel il a été hébergé pour l’exécution des tâches incombant à sa mission sans excès dans les différents services proposés par l’hôtel. L’administration retient que ces notes de frais professionnelles sont dus si le salarié se situe a plus de 50 kilomètres de son domicile ou qu’il n’y ait aucun transport en commun lui permettant de regagner son domicile en moins 1h30.
  • Les notes de frais professionnelles de déplacement quant à eux se justifient par les notes de carburant, les notes de taxi ou les frais de péages engendrés par ces déplacements. Concernant les indemnités kilométriques, celles-ci sont établies à partir d’un barème fiscal fixé par l’administration et varie selon la puissance fiscale du véhicule du salarié.

La gestion de toutes ces différentes notes de frais professionnelles constitue un coût important pour votre société. Le but d’une maitrise de ses temps de traitement de frais professionnel est d’améliorer cette gestion.

Actuellement la solution ONexpense, propose de façon simple et automatique la gestion de ces notes de frais professionnelles. Dans la sphère de l’entreprise ou le temps devient plus que précieux, il est important de réduire ces temps de traitement.

Le traitement des notes frais professionnelles peut varier de quelques heures à plusieurs jours selon le nombre d’employé de votre société. Changer cette obligation mensuelle en taches journalières de deux minutes et réduisez le temps consacré à cette corvée.

Pour cela l’application ONexpense propose de réaliser la gestion des notes de frais professionnelles par chacun de vos collaborateurs. Pour cela rien de plus facile, car chaque composante a été soigneusement étudiée pour garantir une ergonomie idéale.

Il suffit que chacun de vos collaborateurs prenne une photo de sa note frais professionnelle depuis l’application iPhone ONexpense pour vous garantir un traitement optimal en accompagnant en temps réel votre collaborateur afin qu’il cadre correctement leurs notes de frais.

Avec notre produit, la gestion des notes de frais professionnelle deviendra moins pénible et plus rapide pour vos collaborateurs. Il n’est plus utile une fois le frais professionnel pris en photo que vos collaborateurs s’inquiètent de perdre leurs notes de frais. En deux minutes, ils prennent en photo leur note de frais professionnelle et le transmettent sur nos serveurs pour un traitement complètement automatisé. Si vos collaborateurs n’ont pas forcément le temps au moment de la délivrance du justificatif alors il est toujours possible pour eux d’effectuer cette tâche une fois libéré.

Nous proposons une plateforme web, destinée aux différents managers où ils peuvent contrôler à tout moment les notes de frais professionnel soumis par l’un des salariés. Identifier rapidement les excès en filtrant les notes de frais professionnelles selon leur date d’émission, de facturation,… Avec cette plateforme web destiné à vos managers, conservez le contrôle sur la gestion des notes de frais professionnelles de votre société.

Le temps des classeurs compilant l’ensemble des notes de frais est révolu, ONexpense vous permet d’héberger l’intégralité des frais professionnels de votre entreprise.

Plus l’effectif d’une société en important plus il est compliqué de contrôler et de gérer simplement l’ensemble de ses frais. Avec ONexpense, une simple photo est suffisante. Connectez-vous ultérieurement  sur le portail web et l’ensemble des notes de frais professionnels y seront stocker en sécurité.

Vous avez besoin d’un rapport des notes de frais professionnels engendrées par un de vos salariés ? Récupérez simplement la compilation de ces frais dans un rapport dédié correspondant à la période souhaitée à partir de notre portail web. Grâce à notre technologie automatique des notes de frais professionnelles, ouvrez une archive contenant l’ensemble des photos de ces frais et exportez facilement ces justificatifs dans différents formats (Excel, CSV, PDF, …)

L’application :

Notre application propose une interface intelligente et épurée afin que vos collaborateurs obtiennent rapidement un résumé des frais professionnels soumis et le total des remboursements qu’ils percevront et tout ceci en temps réel.  Vos collaborateurs ont la possibilité de trier dans l’ordre souhaité les différents frais professionnels engagé les plus récents au plus anciens et de retrouver l’ensemble des informations qui les intéressent.

Notre solution propose de s’occuper pour vos collaborateurs de la gestion de l’intégralité des informations issues des notes de frais professionnelles soumises. Gagner du temps, en évitant de rechercher toutes les informations de la note de frais. Avec ONexpense, l’ensemble du frais professionnel est analysé et traité par notre solution. Même dans le cas d’une multi-TVA, notre système est capable de retrouver le découpage par TVA, et ce quel que soit la nature du justificatif.

Essayez notre solution pendant un  mois et téléchargez notre application de gestion automatique de notes de frais professionnelles pour iPhone, Windows Phone et faites gagner du temps à vos collaborateurs et par la même occasion à votre entreprise.