Comment se faire rembourser ses notes de frais kilométrique

ONexpense vous propose une solution 100% automatique afin de se faire rembourser ses kilomètres.

Mes frais sont-il remboursables ?

Mes frais de transport, de restaurant, d’hôtel ou bien de fleuriste peuvent-il être remboursés ?

La loi francaise ne spécifie pas une liste exhaustive de tous les frais professionnel pouvant être remboursés cependant il faut retenir simplement qu’un salarié peut se faire rembourser tous «les frais justifiés avoir été encourus pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur …» (Arrêt de la cour de Cassation du 9 janvier 2001 (n°98-44833) )

Cependant, il est peu probable qu’un salarié puisse se faire rembourser ses kilomètres entre son domicile et son lieu de travail. Cette possibilité est en effet optionnelle pour l’employeur et soumise à conditions par le code du travail (Article L. 3261-3).

Dans quelle limite mes notes de frais kilométrique sont-elles remboursables ?

Il n’existe pas de limite au remboursement des kilométriques, cependant l’employeur peut contrôler les dépenses de ses salariés en fixant une limite pour chacun des types de frais professionnels.

Ces limites sont généralement inscrites dans le contrat de travail du salarié ou entérinées sur un accord d’entreprise précédemment discuté avec les représentants du personnel de la société.

L’employeur peut aussi limiter le remboursement de ses kilométriques de ses salariés en proposant à chacun d’eux un montant forfaitaire mensuel afin qu’ils puissent subvenir à leurs besoins professionnels.

Inégalités des remboursements entre les entreprises

Comme expliqué ci-dessus chaque entreprise a la possibilité de choisir le remboursement des kilométriques qu’elle souhaite appliquer pour ses salariés. Qu’elle rembourse les notes de frais sur les kilomètres réels effectués par chacun des salariés ou qu’elle attribue un montant mensuel forfaitaire, l’entreprise fait son choix dans son intérêt.

Il peut exister des inégalités dans le remboursement des kilomètres selon le type de l’évènement qui est à l’ origine de l’émission d’une note de frais. En effet le montant de remboursement des kilomètres peut varier s’il s’agit d’une note de frais de restaurant entre collaborateur sur un autre site  ou une note de frais émise suite à un déjeuner d’affaire avec un client important pour la société. L’entreprise peut donc attribuer plus ou moins de fond pour l’évènement que le salarié souhaite se faire rembourser.

Comment se faire rembourser ses notes des frais ?

Il est important pour le salarié d’une entreprise d’aborder avec son employeur la question de se faire  rembourser ses kilométriques. Un futur salarié doit aborder les règles de remboursement de ses kilomètres de son entretien d’embauche afin de savoir la politique de remboursement établie par son futur employeur.

Un salarié déjà en activité dans l’entreprise peut très bien discuter de cette question lors de son entretien annuel et ainsi clarifier la politique de remboursement de ses kilométriques par son entreprise.

De plus, discuter du remboursement de ses kilomètres engagés est indispensable pour les salariés se déplaçant énormément (Itinérant, commerciaux, formateurs, …)

En fonction du niveau hiérarchique au sein de l’entreprise, au moment de l’embauche ou de la négociation d’une augmentation de salaire, le sujet pour se faire rembourser ses kilomètres peut être abordé. Il existe différents moyens pour augmenter son salaire, directement, indirectement ou plus exactement augmenter son niveau social, son niveau de représentation.

Dans certains pays le niveau hiérarchique d’un employé doit correspondre avec son environnement dans lequel il évolue, se faire rembourser ses kilométriques en est un très bon exemple. Le niveau d’hôtel qui vous est attribué, le type de véhicule, la prestation et votre capacité à inviter un employé d’une autre société ou le dirigeant d’une autre société dans le cadre de business en sont d’autres exemples.

Posséder une carte essence ou se faire rembourser ses kilomètres parcourus, deux choix pour lesquels les prestations offertes à l’employé dans le cadre du remboursement des kilométriques sont différentes. Chaque traitement du remboursement des kilomètres a un enjeu économique important et correspond au niveau auquel la société souhaite apparaitre.

Un autre exemple du traitement serait l’utilisation des hautes technologies, typiques des entreprises à la pointe de l’innovation technologique, gagner du temps et donc de l’argent. Il ne s’agit pas d’avantages sociaux dans ce cas mais bien de donner une image innovante a l’entreprise, cette dernière utilise des technologies récentes et les appliquent.

Se faire rembourser ses kilométriques à travers une application de traitement automatique comme la solution proposée par ONexpense permet à ces entreprises de se positionner sur le marché avec un avantage concurrentiel significatif.

Ne pas négliger de se faire rembourser ses kilométriques est important pour la direction des entreprises, souvent considéré comme un mal nécessaire, grâce aux nouvelles technologies cela devient un avantage concurrentiel mais aussi un avantage social pour ses collaborateurs. Les entreprises qui n’emboitent pas le pas des nouvelles technologies seront délaissées dans le futur, l’histoire nous a montré tant d’exemples négatifs.

Avec ONexpense se faire rembourser ses kilomètres participe au bien être des employés et donne une image technologique a l’entreprise qui l’utilise.

Quel coût pour l’entreprise ?

Le remboursement des notes de frais professionnelles peuvent représenter pour certaines entreprises le deuxième poste de dépenses après la rémunération des salariés qu’elle emploie. Ces frais professionnels ne sont pas soumis à l’imposition et sont exonérés de charges sociales.

De plus, l’entreprise peut généralement récupérer la TVA sur le remboursement des kilométriques aux  salariés. En janvier 2014  le cabinet de consulting Ernst&Young a réalisé une étude très poussée sur le cout du traitement des factures, la  note de frais n’est qu’une facture particulière. Il s’agit de considérer que 38% du temps est perdu dans des processus manuels. Le simple fait de scanner le ticket permet de gagner ce temps.