Modèles de notes de frais

La solution de notes de frais automatique

Les notes de frais doivent être remplies  par l’employeur selon les règles établies par la DRH (direction des ressources humaines) et la DAF (direction administrative et financière). Elles regroupent l’ensemble des frais effectués par le salarié lors de l’exécution de ses missions. Un formulaire basé sur un modèle standard propose des solutions diverses afin de remplir les éléments.

Dans la plupart des cas l’expert-comptable ou le financier se sont vue attribuer le titre « d’expert » de l’utilisation d’Excel. A ce titre ils développent un modèle appelé « template ». Il a pour objectif de simplifier la saisie des tickets, de faire les calculs ainsi que les vérifications de cohérence, des solutions avancées proposent d’envoyer le résultat au service concerné via une plateforme en général de type web.

Traiter ses notes de frais est une perte de temps avérée. Ce fameux modèle de notes de frais est souvent critiqué et  méprisé car il ne marche pas lorsqu’on en a besoin, la version de ce modèle de notes de frais n’est pas compatible avec le serveur, ne prend pas en compte pas les derniers barèmes en vigueur, ne s’imprime pas ou ne peut être utilisé qu’au bureau. Le service informatique implore des raisons de sécurité qui vous impose d’utiliser ce modèle de notes de frais au bureau avec le modèle 12.B1  version 7.41.  Manque de chance, ce modèle ne sera disponible que dans une semaine, entre temps vous avez une somme importante à vous faire rembourser. Le modèle de notes n’est pas prêt, en espérant que votre banque sera indulgente pour un retard sur votre compte.

Une des difficultés pour l’entreprise est de s’assurer que les frais soumis par son salarié ne sont pas issus d’achat personnels et donc que l’entreprise s’assure que la nature de ces notes de frais soit bien professionnel. Les modèles de notes de frais valident la conformité des informations saisies.

Le fameux modèle est alors en vigueur.

Le seul et l’unique modèle de notes de frais, UNE PHOTO AVEC VOTRE SMARTPHONE.

La solution ONexpense s’articule sur 3 principes fondamentaux afin d’effectuer le remboursement :

La solution pour nos clients :

  • Un modèle simple et disponible à tout moment, quel que soit votre poste de travail ou votre lieu géographique, le modèle de saisie est très simple puisqu’il s’agit de prendre une photo.
  • Les modèles de notes de frais sont hébergés sur nos serveurs : pas besoin de saisir d’autres documents, veuillez conserver vos tickets (à ce jour aucune règle simple visant à détruire le ticket d’origine n’a été recommandé par les services des impôts ou des services de l’URSSAF). Aucun modèle précis n’existe sur  ce sujet. Parfois vos tickets sont effacés, veuillez les conserver, avec ONexpense le logiciel de notes de frais vous pourrez imprimer ce document.
  • Besoin d’éditer le modèle sur votre smartphone ? ONexpense a prévu tous les cas de figure votre modèle de notes de frais peut s’éditer sur tous les périphériques, notre conseil est d’utiliser le site web afin de modifier les informations à l’aide d’un navigateur web standard.

Avantages de notre solution de notes de frais avec notre modèle de référence:

Actuellement la solution ONexpense, propose de façon simple et automatique la gestion du modèle des notes de frais. Dans la sphère de l’entreprise où le temps devient plus que précieux, il est important de réduire ces temps de traitement.  Notre modèle de notes de frais automatique permet de gagner du temps , une simple verification est nécessaire.

Le traitement des frais peut varier de quelques heures à plusieurs jours selon le nombre d’employés de votre société.

  • ONexpense propose de réaliser une simple photo de ces tickets par chacun de vos collaborateurs. Pour cela rien de plus simple car chaque paramètre a été étudié pour vous garantir un confort d’utilisation.
  • Cette photo est réalisée depuis l’application iPhone ONexpense pour vous garantir un traitement optimal. L’application vous permet d’éditer la note de frais, un modèle de notes de frais prédéfini intégré dans le smartphone vous offre cette possibilité.
  • Avec notre produit, le remplissage du modèle de notes de frais deviendra immédiat. Nos systèmes conservent vos tickets en format numérique (attention veuillez conserver l’original, à ce jour il n’existe pas de texte officiel statuant sur la source du ticket,  même un ticket effacé doit être conservé) grâce à ONexpense vos tickets sont traités en automatiques et peuvent être réimprimés.

Nous proposons également une plateforme web destinée aux différents managers où ils peuvent contrôler à tout moment les notes de frais afin que leurs collaborateurs soient remboursés.

Plus l’effectif d’une société en important plus il est compliqué de contrôler et de gérer simplement l’ensemble de ses frais. Avec ONexpense, une simple photo est suffisante. Connectez-vous ultérieurement  sur le portail web et l’ensemble des notes de frais y seront stockés en sécurité.

En conclusion :

Vous avez besoin d’éditer vos notes de frais ? Récupérez simplement la compilation de ces frais dans un rapport dédié grâce à notre modèle de notes de frais simplifié.

Grâce à notre technologie de gestion automatique des notes de frais, ouvrez le modèle de l’archive contenant l’ensemble des photos de ces frais et exportez facilement ces justificatifs dans différents formats (Excel, CSV, PDF, …)

Notre application propose une interface intelligente et épurée afin que vos collaborateurs obtiennent rapidement un résumé des frais professionnels soumis et le total des remboursements qu’ils percevront et tout ceci en temps réel à travers un modèle de notes de frais sans prise de tête.  Vos collaborateurs ont la possibilité de trier de haut en bas les différents frais professionnel engagé les plus récent et de retrouver l’ensemble des informations qui les intéressent.

Notre solution propose de s’occuper pour vos collaborateurs de la gestion de l’intégralité des informations issues des notes de frais professionnel soumis. Gagner du temps, en évitant de rechercher toutes les informations de la note de frais. Avec ONexpense, l’ensemble du modèle de notes frais professionnel est analysé et traité par notre solution. Il existe plusieurs TVA sur la note du restaurant soumis ? Notre solution est en mesure de la détectée et ce pour n’importe quel ticket.

Essayez notre solution pendant 1 mois et téléchargez notre application de gestion automatique de notes de frais professionnel pour iPhone, Windows Phone et faites gagner du temps à vos collaborateurs et par la même occasion à votre entreprise en testant ONexpense.