Le contexte de la dématérialisation et les logiciel de comptabilité

Introduction

Depuis le plein essor des outils de dématérialisation, les logiciels de comptabilité ont débuté leur mutation.  La dématérialisation des factures fait partie des  fonctionnalités des logiciels de comptabilité en revanche  le traitement assisté des notes de frais est une fonctionnalité récente.

A ce jour il n’existe pas de norme régissant le format d’une facture, les tentatives d’EDI souvent trop complexes, mise en œuvre coûteuse, refonte d’une organisation, ces technologies logicielles sont souvent réservées aux grands groupes.

Quant à  la note de frais, le frein principal de la note de frais est lié au format des facturettes. Les normes sont inexistantes, dans bien des cas il s’agit d’un document manuscrit. L’intégration au sein des logiciels de comptabilité est complexe et nécessite des  ressources dédiées. Grâce à ONexpense l’intégration au sein des logiciels de comptabilité est simplifiée.

I – Comment faire simple

ONexpense est un complément du logiciel de comptabilité et est simple à  l’usage. Télécharger le logiciel de notes de frais ONexpenseIl s’agit de prendre une photo (avec votre smartphone, iPhone) de la note de frais  (l’application disponible sur l’Apple Store), et de valider une  photo cadrée, grâce au  logiciel ONexpense. Le logiciel ONexpense assiste l’utilisateur automatiquement,  ONexpense utilise les technologies logicielles  de « MACHINE LEARNING » afin de reconnaitre une facturette, cette dernière est envoyée sur nos serveurs sécurisés. Les serveurs  analysent l’image et reconnaissent le contenu. On parle alors d’un  traitement sémantique  de la facturette dont l’objectif est de remplir un document avec les nombres significatifs. Le plugin du logiciel de comptabilité  remplit automatiquement une fiche afin que l’utilisateur soit remboursé rapidement. Ce processus  simplifie d’autant  les traitements du logiciel de comptabilité.ONexpense : Votre logiciel de notes de frais

II- Qui sont nos clients

Notre périmètre d’action est universel,  il s’agit de toute personne itinérante qui doit se faire rembourser ses frais de déplacement, ses frais de représentations, ses frais de fonctionnement.

Simplifiez le travail administratif, grâce à  ONexpense, le logiciel de comptabilité est plus performant.

Commercial VRP, en permanence sur la route, ses frais sont nombreux, les sommes engagées sont importantes, les techniciens sur site sont sollicités en permanence pour intervenir dans toutes les conditions. A cela s’ajoute des frais non prévus, des durées d’interventions plus longues, tous ces imprévus  impliquent un remboursement  anticipé des frais. Le logiciel de comptabilité devient une application critique, car elle doit assurer le  remboursement des notes de frais le plus rapidement  possible.

Une invitation avec des clients importants, la note est salée, pour le business on se doit d’accueillir ses clients dans de bonne conditions, leur donner une bonne image de la société et de soit même.

En revanche le remboursement doit être rapide. A ce titre, les outils ONexpense sont adaptés aux principaux logiciels de comptabilité, innovation et technologie seront des atouts gagnants pour les futures entreprises qui sauront comment intégrer de nouvelles fonctions aux logiciels de comptabilité.

nt une fiche afin que l’utilisateur soit remboursé rapidement. Ce processus  simplifie d’autant  les traitements du logiciel de comptabilité.

III – Les solutions pour nos clients

ONexpense est une solution universelle du traitement de la note de frais adaptée aux comptableONexpense : La solution du traitement de la note de fraiss.
Depuis de longues années, les services de comptabilité internes ou externes traitent des documents non standardisés.  Ces derniers doivent ventiler les nombres dans des comptes appropriés afin que l’utilisateur soit remboursé en fonction des règles de l’entreprise. ONexpense permet une intégration avec les logiciels de comptabilité simple et efficace.

Comment traiter des documents non standardisés :

Les utilisateurs doivent prendre une photo avec leur smartphone (l’application est disponible sur l’Apple store), cette application a été développée afin de rendre plus simple le traitement de la note de frais.

Le traitement des images  permet de comprendre la sémantique du document, les informations sont directement enregistrées dans le logiciel de comptabilité après avoir été vérifiées. Toutes les  opérations sont enregistrées dans un but de vérification et de sécurité.  Dans un proche avenir certaines étapes seront réduites afin d’augmenter la productivité et de simplifier le traitement.

IV- La mise en œuvre

La solution choisie par ONexpense est le CLOUD AZURE. Le CLOUD est parfois difficile à cerner,  en revanche les avantages sont  nombreux.

Plus sécurisé, plus de disponibilité pour les logiciels de comptabilité. La note de frais est traitée dans un environnement CLOUD  AZURE.

Une période de l’année particulièrement chargée, le CLOUD est présent pour répondre à ce genre de sollicitation. Les logiciels de comptabilité avec l’extension note de frais pourront bénéficier de la montée en puissance automatique des serveurs afin de compenser cette demande de travail supplémentaire.

Les  mises à jour interminables, les risques de panne, ce temps est révolu. Les serveurs sont en permanence à jour, les applications telles que les logiciels de comptabilité bénéficient aussi de ces fonctions. L’organisation des serveurs est conçue de telle manière  que  les applications doivent être validées sur un environnement dit de « STAGING » avant de passer sur les serveurs de production.

On comprend immédiatement les économies réalisées avec cette architecture, un coût fixe, l’absence de mise à jour, pas d’achat de nouveaux serveurs pour pallier aux manques de ressources de votre logiciel de comptabilité.

Votre DSI  sera focalisé sur les applications métiers qui seront sources de revenus, les prochaines évolutions seront simples et efficaces. Les évolutions des logiciels de comptabilité seront plus simples à anticiper.

Des besoins d’export à l’international. Vos nouveaux collaborateurs utiliseront un logiciel de comptabilité avec une extension note de frais. Avec ONexpense, le logiciel a été conçu pour tous les pays,  une base de connaissances permet de  reconnaitre le profil de la note de frais,  il s’adapte en fonction des taxes locales.

Un besoin de multilingue pour vos filiales, toutes nos interfaces sont adaptables pour toutes les langues européennes, des extensions seront disponibles pour les autres alphabets.

V – Les coûts financiers

Les dépenses sont connues à l’avance, l’abonnement est sans risque car les coûts sont étudiés au plus juste afin de faire bénéficier les utilisateurs des nouvelles technologies sans en payer le prix FORT, sans payer les  « avenants au contrat ».  Les évolutions automatiques de notre logiciel enrichiront votre logiciel de comptabilité.

  • Pour les utilisateurs indépendants une tarification étudiée à partir de 4.90ht /mois est proposée.
  • Quant aux professionnels, le prix propose un service spécialisé, à partir  de 6.90ht/mois.
  • Les entreprises ne sont pas oubliées, bien au contraire une étude sur mesure sera proposée afin d’étudier au plus juste un coût adapté et une intégration avec leurs logiciels de comptabilité, une solution conforme à leurs contraintes.
  • Pour les comptables, notre logiciel sera adapté à leur logiciel de comptabilité.

VI – Le résultat

Avec ONexpense  une solution simple pour les comptables des entreprises et aussi pour les indépendants, simple et efficace notre solution de gestion de la note de frais adaptée aux logiciels de comptabilité saura donner toute satisfaction.