Les notes de frais un modèle de calcul

La solution de notes de frais automatique par ONexpense

De tous les temps au sein des entreprises, l’employé doit se faire rembourser ses notes de frais mais comment calculer le montant exact de la note de frais ? Dans les notes de frais, les montants des TVA doivent être remplis  par l’employé selon les règles établies par la DRH (direction des ressources humaines) et la  DAF (direction administrative et financière). Comment calculer avec précision les montants ?

A priori des opérations très simples mais qui pourraient poser des problèmes à beaucoup d’entre nous.

Enoncées des calculs :

  • Le calcul du montant TTC, soit le montant total d’une note de frais.
  • Le calcul des taxes.
  • Le calcul des valeurs HT pour chaque TVA.
  • Le calcul du montant total des taxes.
  • Le calcul du montant HT à partir d’un montant TTC avec une taxe unique
  • Le calcul de notes de frais des multi tva en un seul justificatif

Listons simplement les outils qui peuvent être utilisés pour réaliser les calculs de notes de frais :

Le tableur que tout le monde connait

Depuis de nombreuses années, voir des décennies, il est l’outil indispensable et le calcul des notes de frais n’y échappent pas. Il a le gros avantage de posséder une large bibliothèque d’exemple, et d’être simple à l’usage. Il peut aussi être un outil très complexe dès que les fonctions étendues sont activées. Les macros : il s’agit d’un langage de type Basic adapté aux feuilles de calculs permettant de reproduire une séquence de travail enregistrée. Il est possible d’enregistrer des actions utilisateurs ou de développer vos propres macros afin de résoudre des calculs de notes de frais complexes.

Dans notre cas des calculs des notes de frais, les calculs en tant que tels sont très simples mais parfois nombreux si le nombre de taxes sont cumulées, c’est le cas des taxes sur le territoire français qui ajoute le cumul des taxes.

Votre calculette

Simple d’usage, peu onéreux mais ne garde aucune trace des calculs de notes de frais que vous avez effectué et vous ne pouvez pas compiler l’ensemble de ces calculs dans un rapport vous permettant de vous faire rembourser.

De multiplan à Excel, les calculs des notes de frais ont évolué

Enfin les calculs peuvent avoir des apparences simples ou complexes. Le calcul d’une note de frais peut s’apparenter à des additions et des multiplications mais on peut bénéficier de l’ordinateur pour vérifier nos saisies.

En tant que professionnels de l’informatique, nous aurions tendance à utiliser des langages spécialisés pour traiter les calculs de notes de frais, intégrer une feuille de calculs dans un processus de validation de notes de frais afin de résoudre le calcul des notes de frais peut sembler lourd et complexe à maintenir.

L’internet et les calculs des notes de frais

En moins de 5 minutes  vous aurez tout le loisir de trouver des modèles de calcul de notes de frais. Sont-elles juste ? Respectent-elles les préconisations de votre entreprise ? Sont-elles adaptées à vos besoins ? Autant de question qu’il sera nécessaire de vérifier. Les feuilles de calcul notes de frais doivent être renseignées avec précision afin de pas envoyer des résultats erronés a votre comptable. N’oubliez pas qu’il s’agit de votre argent et le calcul des notes frais juste sera le garant de votre remboursement

La solution ONexpense et les calculs de note de frais vérifiés. La solution  la plus simple à ce jour.

Mettre en place des règles de bon sens.

Les vérités concernant les calculs de note de frais :

TTC = HT + TAXE, ce constat brut est indiscutable

HT = TTC – TAXE, issue du calcul précédent

Un peu de logique et on en déduit de suite

TTC > HT et TTC > TAXE, et cette logique est toujours vraie

En revanche la TVA peut, elle, être supérieure au HT

Ex : 2€ TTC avec une taxe à  20%, la valeur de la TAXE sera inférieur a la TVA, malgré que l’annotation en % apparaisse le nombre 20 est présent, il faudrait afficher 0.20, dans ce cas on comprend aisément l’erreur potentielle lors de la recopie des montants.  Dans ce cas pour calcul le montant HT, il faut alors appliquer le coefficient de calcul (cf service-public.fr ), il faut diviser le prix TTC selon la formule de calcul de notes de frais suivante : TTC / (1 + taux de TVA/100). Il s’agit d’appliquer le coefficient à chaque TVA ex : 20% donne coefficient= (100/120), ce coefficient sera multiplié au montant TTC d’où HT = TTC* coefficient ;

Un exemple concret : 20 € TTC avec une TVA à 20%  ->HT = 16.6666667 d’où l’affichage exact 16.67€

Pour avoir le montant TTC -> TTC = HT * 1.20  on a bien notre valeur 20€ de départ.

Le cas des calculs de notes de frais multi tva est tout simple, il suffit d’additionner le montant TTC par taxe on obtient alors le TTC global.

En revanche, si l’on prend un exemple concret avec un TTC a 21€ composé de 2 taxes, une à 20% et l’autre à 10% où la seule donnée en votre possession est le montant de la taxe à 20% qui est de 2.4€.

Le calcul de la note de frais est alors plus complexe : le montant HT de la taxe a 20% est  ->2.4 / 20% = 12€

Donc on peut considérer le montant total de la taxe a 20% est  ->12€ + 2.4€ = 14.4€ -> 21€ – 14.4€ ->6.6€ le montant de la taxe a 10% donc le montant total HT des produits a 10% est -> 6€ = 6.6 * ( 100/110)

Dans ce calcul de notes de frais, avec 4 valeurs vraies dont 2 constantes vous pouvez retrouver toutes vos valeurs. A la condition que ces constantes soient justifiées dans le contexte de la facture, si une seule certitude est énoncée la TVA 20% mais vous ne connaissez pas l’autre TVA, vous avez 2 solutions une TVA à 10% complémentaire et une TVA à 5.5% dans le cas le plus simple.

En conclusion :

Vous avez besoin d’un calcul  pour éditer vos notes de frais.  Une simple photo avec votre smartphone,  ONexpense va analyser les données et remplir pour vous le fichier Excel en faisant tous les calculs de notes de frais à votre place.

Traiter tous les calculs de notes de frais complexes, trouver les informations sur votre ticket et résoudre le problème,  ONexpense peut vous aider à traiter toutes ces informations.

Enfin une procédure automatique  d’acquisition des notes de frais, ouvrez l’application et le logiciel ONexpense traite pour vous tout le processus, une simple vérification des calculs de note de frais est nécessaire.

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